В этой статье:
Как правильно аннулировать документ: что необходимо знать
Инициатива аннулирования может исходить от любой стороны. Процедура доступна только для документов с завершённым статусом. Исключением являются неформализованные файлы без обязательной подписи.
Для аннулирования файла одному участнику необходимо сформировать и отправить по ЭДО соответствующее предложение контрагенту. В нём нужно указать причину отмены. Если вторая сторона подтверждает действия своей электронной подписью, документ теряет юридическую силу. При отказе аннулирование невозможно.
Запрос на аннулирование можно отправить только один раз. Если контрагент отклоняет его, остаётся оформить отдельное соглашение об аннулировании или решить вопрос через суд.
Есть два варианта аннулирования документа в системе ЭДО:
- Когда есть техническая возможность направить контрагенту запрос на отмену;
- Такая возможность отсутствует.
В первом случае потребуется просто отправить контрагенту запрос с КЭП, получить его подтверждение и дождаться смены статуса файла на «Аннулирован».
Во втором варианте можно вручную подготовить электронное соглашение об аннулировании. В нём потребуется описать причину и указать реквизиты документа. Затем соглашение подписывается КЭП и направляется контрагенту для подтверждения.
Если документ не требует подписи второй стороны или подпись ещё не поставлена, его можно отменить без подтверждения контрагента. Однако для уже подписанных документов аннулирование возможно только по взаимному согласию.
Как аннулировать документ в Диадоке
В Диадоке доступны два основных сценария аннулирования:
- Если документ ещё не подписан контрагентом. В этом случае можно просто отозвать документ — он будет аннулирован в одностороннем порядке, без необходимости создавать дополнительное соглашение.
- Если документ уже вступил в силу. Когда обе стороны подписали файл (акт, накладную, счёт-фактуру, УПД или иной документ), необходимо оформить соглашение об аннулировании.
Процесс выглядит так:
- Инициатор формирует заявку на аннулирование и указывает причину;
- Контрагент проверяет заявку и подтверждает операцию своей электронной подписью;
- После этого исходный документ теряет юридическую силу.
Функция аннулирования в Диадоке доступна только при наличии КЭП. Она доступна для отправленной и полученной документации:
- накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершённым документооборотом;
- неформализованные документы с подписями обеих сторон;
- неформализованные документы, не требующие ответной подписи получателя.
Система Диадок автоматически создаёт электронное соглашение об аннулировании. Пользователю не нужно заполнять образец вручную, как в бумажной форме.
Аннулирование в роуминге
Иногда одна сторона работает в системе Контур.Диадок, а другая — через ЭДО другой компании. В этом случае роуминг не всегда поддерживает функцию аннулирования.
Тогда необходимо сформировать «предложение об аннулировании» и посылать его контрагенту обычным электронным документом (в формате: pdf, doc или txt). Оно должно быть подписано с помощью электронной подписи.
После того как вторая сторона подпишет полученное уведомление, исходный файл считается аннулированным. Затем в учётной системе нужно отменить проведение документа или удалить его запись, чтобы исключить возможные расхождения в бухгалтерии.
