В этой статье:
Электронные перевозочные документы: первые итоги обязательного перехода
С 1 сентября 2026 года бизнес в сфере грузоперевозок живёт по новым правилам: основные транспортные документы оформляются только в электронном виде. Спустя полтора месяца в СКБ Контур подвели первые итоги перехода на электронные перевозочные документы: за этот период бизнес оформил более 49 млн документов, а к обмену подключились свыше 560 тысяч компаний из 83 регионов России.
«В пиковые дни госсистема принимала более двух миллионов документов в сутки», — отметила главный эксперт Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» (АЦТЛ) Ольга Федоткина. По её оценке, инфраструктура выдержала промышленную нагрузку без серьёзных сбоев, но нагрузка на отдельные компании и их IT-службы оказалась ощутимой.
Что изменилось с 1 сентября: какие документы теперь только электронные
Обязательный переход на электронные перевозочные документы введён законодательно с 1 сентября 2026 года. Он перевёл в электронный вид весь базовый набор документов, которые раньше оформлялись на бумаге при перевозке грузов.
| Документ | Как оформляется с 1 сентября 2026 года | Назначение документа |
|---|---|---|
| Транспортная накладная (автоперевозки) | Только электронно, через ГИС ЭПД | Подтверждает заключение договора перевозки и факт передачи груза перевозчику |
| Заказ (заявка) на перевозку груза автотранспортом | Электронно, через оператора ЭДО | Фиксирует условия конкретной перевозки — маршрут, сроки, стоимость |
| Экспедиторские документы | Электронно | Подтверждают оказание услуг транспортной экспедиции |
| Железнодорожная накладная | Электронно | Сопровождает груз при перевозке по железной дороге, фиксирует условия и ответственность сторон |
| Грузовая накладная авиаперевозки | Электронно | Оформляет приём груза к воздушной перевозке и условия доставки |
Документы оформляются и передаются через государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД) и через аккредитованных операторов электронного документооборота — таких аккредитованных сервисов несколько, включая Контур.Диадок. Бумага сохранилась только для трёх ситуаций: перевозка военных и специальных грузов, сделки с иностранными контрагентами и личные перевозки физических лиц без отношения к бизнесу.
Правовая база: на чём строится обязательный переход на ЭПД
Обязательность электронных перевозочных документов введена законодательно: требование оформлять и передавать базовый комплект перевозочных документов исключительно в электронном виде действует с 1 сентября 2026 года. Этой дате предшествовал продолжительный добровольный период: ещё до наступления обязательного перехода бизнес мог подключаться к электронному обмену по желанию — через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), которая и стала технической платформой для последующего обязательного обмена.
ГИС ЭПД — это государственная инфраструктура, через которую подписанные документы поступают участникам перевозки и контролирующим органам, в том числе сотрудникам дорожного контроля. Аккредитованные операторы электронного документооборота подключаются к ГИС ЭПД и обеспечивают передачу документов от отправителя к получателю в юридически значимом виде — с электронной подписью и фиксацией точного времени подписания каждой стороной.
Для компании это означает: распечатанный экземпляр транспортной накладной сам по себе больше не закрывает требование закона — юридическую силу имеет именно запись, прошедшая через ГИС ЭПД, с подписями всех участников перевозки.
Бумажные и электронные перевозочные документы: что меняется для компании
Переход на ЭПД — это не просто смена формы документа, а изменение всего цикла его жизни: от оформления до хранения и предъявления при проверках. Разница заметна по нескольким ключевым параметрам.
| Критерий | Бумажный документ | Электронный документ (ЭПД) |
|---|---|---|
| Оформление и подписание | Вручную, печать и подпись на бланке, пересылка курьером или с водителем | Формируется и подписывается электронной подписью за минуты, передаётся мгновенно через оператора ЭДО |
| Риск потери или порчи | Бланк может потеряться, выцвести, быть повреждён в пути | Хранится в ГИС ЭПД и у оператора, доступен повторно в любой момент |
| Сверка с бухгалтерией и складом | Данные вносятся вручную, расхождения часто всплывают постфактум | Данные доступны сразу после подписания, проще сверять с учётной системой |
| Исправление ошибок | Нужно переоформлять бланк заново | Корректировка и аннулирование оформляются электронно, с историей изменений |
| Хранение и предъявление при проверках | Нужен физический архив на складе или в офисе | Документы доступны в системе оператора и ГИС ЭПД без бумажного архива |
Главный практический эффект для бизнеса — сокращение времени между отгрузкой груза и моментом, когда данные о перевозке попадают в учёт. Это ускоряет расчёты с контрагентами и снижает число споров из-за утерянных или нечитаемых бумажных экземпляров.
Кого касается переход на ЭПД
Правила затрагивают всех участников цепочки перевозки — не только транспортные компании. Работать с электронными перевозочными документами теперь обязаны:
- перевозчики и экспедиторы, которые физически организуют доставку груза;
- грузоотправители — производственные, торговые и логистические компании, которые передают груз к перевозке;
- грузополучатели, принимающие товар по итогам перевозки;
- маркетплейсы и розничные сети, которые выстраивают логистику с привлечением независимых перевозчиков;
- компании с собственной сетью доставки — от распределительных центров до точек продаж.
Руководитель направления ЭПД в СКБ Контур Антон Шевченко подчеркнул: «Внедрение ЭПД — это проектная работа, одной интеграции здесь недостаточно». На практике это означает, что подключить один сервис ЭДО мало — нужно перестроить процессы на стыке логистики, бухгалтерии и ИТ.
Представитель Ozon Юлия Вырочкина рассказала, что главная сложность для крупного бизнеса — работа с независимыми перевозчиками, у которых разный уровень цифровой готовности. А в сети Burger King, где работает около 900 ресторанов, переход на ЭПД пришлось встраивать сразу во все логистические цепочки — от поставщиков продуктов до внутренних перевозок между распределительными центрами, рассказала представитель компании Ирина Роготнева.
Какие проблемы выявил массовый переход на ЭПД
Главный вывод первых недель: переход на электронные перевозочные документы столкнул бизнес не с одной, а с целым набором задач на стыке технологий и реальных перевозочных процессов. Среди них — несовпадение форматов и скорости работы разных операторов ЭДО, разный уровень автоматизации у крупных грузоотправителей и мелких перевозчиков-ИП, а также необходимость в реальном времени сверять электронные документы с фактическим движением груза.
Именно эти задачи, по оценке экспертов АЦТЛ и СКБ Контур, становятся следующим этапом цифровизации логистики: бизнесу нужно не просто подключиться к обмену ЭПД, а выстроить сквозную автоматизацию — от оформления заявки на перевозку до сверки документов в бухгалтерии и передачи данных в системы учёта.
Что сделать бизнесу уже сейчас
Чтобы переход на ЭПД не обернулся простоями и спорами с контрагентами, стоит пройтись по короткому чек-листу:
- Проверить, какие именно перевозочные документы использует компания, и убедиться, что по каждому из них настроен электронный обмен.
- Оформить электронную подпись для всех сотрудников, которые подписывают перевозочные документы.
- Подключиться к оператору электронного документооборота, который поддерживает обмен ЭПД, и синхронизировать процесс с действующим ЭДО по другим документам — УПД, счетам-фактурам, актам.
- Договориться с контрагентами-перевозчиками об едином формате обмена, особенно если среди них есть небольшие компании и ИП с низким уровнем автоматизации.
- Настроить сверку данных из ЭПД с бухгалтерским и складским учётом, чтобы расхождения не всплывали постфактум.
Как подключиться к обмену ЭПД: пошаговая инструкция
Чек-лист выше описывает, что нужно сделать, а порядок действий на практике обычно выглядит так:
- Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) в удостоверяющем центре для руководителя и сотрудников, которые подписывают перевозочные документы.
- Выбрать аккредитованного оператора электронного документооборота, который поддерживает обмен ЭПД, и заключить с ним договор.
- Зарегистрироваться в личном кабинете оператора — доступ к ГИС ЭПД при этом обеспечивает сам оператор, отдельная регистрация в государственной системе, как правило, не требуется.
- Настроить шаблоны документов под форматы, которые принимает ГИС ЭПД, и протестировать обмен на небольшом количестве перевозок, прежде чем переводить на электронный документооборот весь объём.
- Подключить к обмену контрагентов — перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей — и согласовать с ними порядок подписания документов по каждому виду перевозки.
- Настроить интеграцию оператора ЭДО с учётной системой (1С и аналоги), чтобы данные из подписанных документов автоматически попадали в бухгалтерский и складской учёт без повторного ввода.
Как выбрать оператора ЭДО для обмена ЭПД
На рынке работают аккредитованные операторы электронного документооборота, которые вправе работать с ЭПД. Разница между ними — не только в бренде, но и в том, насколько удобно и быстро компания сможет перестроить процессы. При выборе стоит смотреть на несколько параметров.
| Критерий | На что обратить внимание |
|---|---|
| Поддержка видов документов | Не все операторы одинаково полно поддерживают автомобильные, железнодорожные и авиаперевозки — уточните это под свой профиль перевозок |
| Совместимость с действующим ЭДО | Удобнее, когда обмен УПД, счетами-фактурами и ЭПД идёт через одного оператора — меньше личных кабинетов и меньше риска расхождений |
| Интеграция с учётной системой | Готовые модули для 1С и аналогичных систем ускоряют сверку и снижают число ручных операций |
| Поддержка при подключении контрагентов | Особенно важна, если среди перевозчиков много небольших компаний и ИП с низким уровнем цифровой готовности |
| Тариф под объём документов | Стоимость обычно зависит от количества документов и подключённых контрагентов — сравнивайте условия под свой реальный объём перевозок, а не только базовую цену |
Если в компании уже есть ЭДО по другим документам, разумно в первую очередь узнать у действующего оператора, поддерживает ли он обмен ЭПД — это избавит от необходимости вести документооборот в нескольких разных системах. В сервисном центре Контура помогают сопоставить требования бизнеса с возможностями Контур.Диадок и настроить обмен ЭПД без дублирования существующих процессов.
Штрафы за ЭПД: что действует в переходный период
Отдельной статьи КоАП РФ именно за несоблюдение требований к электронным перевозочным документам пока нет. Для участников дорожного контроля действует нештрафуемый период: компании, которые по-прежнему оформляют документы на бумаге, не будут наказывать за это до 1 марта 2027 года. Это время государство даёт бизнесу на донастройку процессов и устранение технических нестыковок — тех самых, которые показали первые недели работы ЭПД.
При этом мораторий касается именно штрафов на дороге. Он не снимает другие последствия: если документы не переданы в ГИС ЭПД или оформлены с ошибками, у компании могут возникнуть проблемы при подтверждении расходов, спорах с контрагентами о факте и условиях перевозки, а также при налоговых проверках. Поэтому откладывать переход «до последнего дня моратория» рискованно — особенно с учётом того, что сами участники рынка уже сейчас сталкиваются с нестыковками на стыке процессов.
На практике риски проявляются раньше формальных санкций:
- контрагент, уже подключённый к ЭПД, может отказаться принимать бумажный документ или потребовать его дублирования в электронном виде — это замедляет и удорожает логистику;
- при налоговой проверке расходы на перевозку проще подтвердить данными из ГИС ЭПД, чем бумажным оригиналом, который нужно найти в архиве;
- в споре о сроках или состоянии груза электронный документ с зафиксированным временем подписания — более надёжное доказательство, чем бумага без точных отметок.
Частые вопросы про электронные перевозочные документы
Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД) и с какой даты они обязательны?
Это электронные версии транспортных накладных, заказов на перевозку, экспедиторских, железнодорожных и авианакладных документов, которые оформляются и передаются через ГИС ЭПД вместо бумаги. Обязательный переход на электронные перевозочные документы введён законодательно и действует с 1 сентября 2026 года.
Кого касается переход на ЭПД?
Перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей — то есть всех, кто участвует в перевозке груза автомобильным, железнодорожным или воздушным транспортом в коммерческих целях.
Есть ли исключения, когда документы можно оформлять на бумаге?
Да. Бумажная форма сохраняется для перевозки военных и специальных грузов, для сделок с иностранными контрагентами и для личных перевозок физических лиц, не связанных с предпринимательской деятельностью.
Что грозит за несоблюдение требований ЭПД?
До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период для дорожного контроля — за бумажные документы не наказывают. Но проблемы при подтверждении расходов, спорах с контрагентами и налоговых проверках могут возникнуть уже сейчас, если данные не переданы в ГИС ЭПД.
Как подключиться к обмену электронными перевозочными документами?
Нужно получить электронную подпись и подключиться к одному из аккредитованных операторов электронного документооборота, поддерживающих обмен ЭПД.
Нужна ли отдельная регистрация в ГИС ЭПД, если у компании уже есть ЭДО по другим документам?
Отдельная регистрация обычно не требуется — доступ к ГИС ЭПД обеспечивает аккредитованный оператор при подключении к обмену ЭПД. Важно лишь убедиться, что используемый оператор поддерживает именно электронные перевозочные документы, а не только обмен УПД и счетами-фактурами.
Сколько времени занимает переход на ЭПД?
Подключение одного оператора ЭДО и оформление электронной подписи может занять несколько дней. А вот согласование формата обмена со всеми контрагентами-перевозчиками и настройка интеграции с учётной системой — от нескольких недель до пары месяцев, особенно если среди партнёров много небольших перевозчиков и ИП.
Можно ли совмещать бумажные и электронные перевозочные документы в переходный период?
Формально с 1 сентября 2026 года основной набор перевозочных документов должен оформляться электронно, за исключением указанных случаев. Из-за разного уровня готовности контрагентов на практике возможны отдельные сбои, но строить работу на параллельном ведении бумаги не стоит — это увеличивает, а не снижает нагрузку на компанию.
Как быть, если контрагент-перевозчик технически не готов к обмену ЭПД?
Стоит заранее уточнить, каким оператором ЭДО пользуется перевозчик и поддерживает ли он обмен ЭПД. Если перевозчик совсем не готов к электронному документообороту, часто грузоотправитель или логистическая компания помогает подключить его к одному из операторов, чтобы не прерывать цепочку поставок.
Итог: автоматизация ЭПД — не разовая задача, а новый процесс
Первые полтора месяца обязательного применения показали: переход на электронные перевозочные документы — это не техническая формальность, а перестройка всей цепочки взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком и бухгалтерией. Чем раньше компания настроит сквозной обмен документами и сверку данных, тем меньше риск споров с контрагентами и вопросов при проверках — независимо от того, когда закончится нештрафуемый период.
Если в компании ещё не выстроен обмен ЭПД или есть сложности с подключением контрагентов-перевозчиков, в сервисном центре Контура помогут подобрать и настроить подходящий сервис электронного документооборота — Контур.Диадок с поддержкой электронных транспортных накладных и ЭПД — и состыковать его с действующим учётом и ЭДО по остальным документам.
