«Мосэнергосбыт» начал обмениваться электронными документами с клиентами ещё в 2012 году. С этого момента количество клиентов, которые выразили желание отказаться от бумажных документов при взаимодействии с компанией, существенно выросло. электронный документооборот лучше бумажного.
В процессе электронного документооборота участвуют три стороны:
компания-отправитель, компания-получатель и оператор ЭДО.
Участие сертифицированного оператора ЭДО необходимо, так как в соответствии с законодательством электронные счета-фактуры можно передавать только через оператора ЭДО, иначе они не будут иметь юридической силы. Кроме того, роль оператора ЭДО заключается в том, что он обеспечивает надёжные и защищённые каналы связи и гарантирует подлинность электронных подписей, которые используют контрагенты. Системы ЭДО автоматически проверяют их, когда стороны визируют документ.
«Мосэнергосбыт» — гарантирующий поставщик электронергии в Московском регионе. Конечно, у компании очень много клиентов (на данный момент это более 290 000 предприятий и организаций), и по каждому из них ежемесячно выставляются расчётные документы. Это очень большой объём. На печать и распределение документов по отделениям уходит несколько дней. После этого клиенту, чтобы забрать свои документы, необходимо лично приехать в клиентский офис, затратив время на дорогу. Весь этот процесс логистически очень сложно выстроить, не говоря уже о затратах на бумагу и чернила для принтеров.
Цикл электронного документооборота требует гораздо меньше времени и усилий, чем на бумаге. Компания экономит рабочее время сотрудников и технические средства для печати, а клиенту больше не нужно приходить в офис за расчётными документами: удобно и быстро. Более того, счета-фактуры приходят к ним без опозданий, поэтому потребители могут своевременно представить их для вычета по НДС, а получение счетов за электроэнергию в день отправки позволяет оплатить их вовремя и избежать задолженности.