Акция
Бонусы и подарки для всех клиентов
Из множества предложений выберите то, которое лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса.
Архивный ЭДО
в Контур.Диадок
Современные компании практически во всех отраслях экономики РФ пришли к выводу, что электронный документооборот является неотъемлемой частью их повседневных бизнес-процессов. В данной статье мы расскажем подробнее о том, что представляет собой электронный архив, как он упрощает работу с документами и какие преимущества возникают при его внедрении.
Проблемы бумажного архива
В современном мире многие компании все еще придерживаются традиционного подхода, используя бумажные архивы для хранения своих документов. Но такой метод имеет свои недостатки и ограничения. Поэтому неизбежно возникает потребность в переходе к архивному электронному документообороту. Этот процесс, несомненно, может быть вызовом и требует времени и усилий, но благодаря нашему профессиональному сервису Контур.Диадок, вы сможете с легкостью преодолеть множество трудностей.
Выделим ряд основных проблем:
Риски потери информации
Эффективное управление документами необходимо для успешной работы компании, и часто требуется организовать и систематизировать их до передачи в архив, после длительного хранения или при плановом разборе.
Ограниченная обработки данных
Одна из распространенных проблем возникает при поиске важных архивных документов, особенно если бумажные архивы разбросаны по разным регионам, что затрудняет процесс поиска и доступа к необходимой информации.
Значительные расходы на аренду помещений
Многие компании не желают отделять отдельное помещение для хранения документации, особенно если у них есть несколько архивов, так как это потребует дополнительных затрат на аренду.
Доступность данных
В отличие от традиционного документооборота, где только один сотрудник может работать с документом, электронный документооборот позволяет неограниченному числу уполномоченных лиц одновременно обращаться к документу.
Корректировка ошибок в документе
Вносить поправки в бумажные документы часто вызывает сложности, так как требует заверения отдельных листов и их подшивки, в то время как в электронном виде возможно легко вносить исправления в любое время без лишних хлопот.
Угроза потери данных в экстренных случаях
При возникновении экстренной ситуации, такой как возгорание или потоп, организация может навсегда потерять бумажный архив без возможности его восстановления, что представляет риск для сохранности важных документов.
Архивный ЭДО полностью устраняет все вышеупомянутые возможные конфузы, значительно упрощает работу с документами и снижает затраты на обслуживание архива для собственников.
Архивный ЭДО: Объяснение и суть
Электронный архив представляет собой уникальное хранилище, куда собираются данные из различных источников. Возможность добавлять, обрабатывать, корректировать и передавать данные делает архивный ЭДО надежным и эффективным способом управления информацией.
Правила классификации документации, закрепленные в законодательстве и ГОСТ, предоставляют руководство компаний возможность эффективно размещать документы, как на локальных серверах, так и в облачных хранилищах с внешним доступом. Однако, для максимальной гарантии конфиденциальности и безопасности хранения, предприятия могут обратиться к надежному сервису Контур.Диадок.
В Контур.Диадок предусмотрена функция назначения срока актуальности для документов, что позволяет автоматически удалить их из системы по истечении указанного периода.
Взаимодействие с архивным электронным документооборотом от Контур.Диадок предоставляет организации уникальные преимущества:
- Одновременное выполнение различных операций в системе.
- Мгновенный доступ руководителя к ответственному лицу за текущий документ.
- Исключение дублирования документов благодаря единой базе данных.
- Упрощенное сотрудничество с налоговым органом и легкость предоставления документов для отчетности.
- Группировка электронного архива по категориям, дате или неймингу.
- Отсутствие необходимости аренды дополнительного помещения для архива
- Повышение исполнительной дисциплины через ответственных лиц на всех этапах процесса.
- Надежное шифрование информации и контроль доступа к документам для защиты от несанкционированного доступа.
- При регистрации и оформлении документов система автоматически формирует архив, что обеспечивает более оперативный процесс согласования и принятия решений.
Применение архивного электронного документооборота существенно снижает финансовые затраты компании, связанные с содержанием архива, печатью, почтовыми отправками и марками, что в среднем уменьшает расходы более чем на 50 %, учитывая параметры архива и масштабы бизнеса, что делает его особенно привлекательным с экономической точки зрения.
Подключение к Диадоку
Завершенные исходящие документы в системе Диадок оплачиваются только в случае успешной доставки адресату и подписания обеими сторонами; если документ не достиг адресата или отказано в подписи, он не подлежит оплате. Контур.Диадок предоставляет разнообразные тарифные планы, позволяющие выбрать оптимальный вариант, соответствующий вашим потребностям.
Цифровое будущее архивного документооборота
Переход фирмы на электронный документооборот становится легким и доступным с использованием Контур.Диадок. Этот универсальный сервис подходит организациям всех размеров и сфер деятельности, упрощая процессы и автоматизируя отчетность. Не нужно заниматься сложными настройками — система учитывает особенности вашего бизнеса и предоставляет простой доступ для сотрудников. Оформляйте подписку и наслаждайтесь удобством работы с Контур.Диадок.
Сервис Контур.Диадок обладает следующими возможностями:
- Возможность работы с документами в офлайн-режиме, что не требует доступа к сети;
- Моментальный и удобный поиск необходимой документации;
- Возможность загрузки документов на стационарный компьютер;
- Гарантия безопасности и конфиденциальности информации;
- Возможность настройки антивирусных программ и блокировки рекламы.
С архивом в Контур.Диадок вы освободитесь от заморочек с предоставлением документов в налоговые органы, казначейство или суд. Контур.Диадок самостоятельно составит опись, подготовит электронный пакет документов, направит их, и предоставит вам отчет о доставке и получении, обеспечивая безупречную легальность и конфиденциальность всей информации.
Для успешного перехода на архивный ЭДО в компании, необходимо внедрить высокоэффективный сервис Контур.Диадок, провести активацию и интеграцию с бизнес-процессами. После успешной синхронизации в систему Контур.Диадок будут автоматически загружены и организованы все документы и отчеты.
Эффективное партнерство
с крупными компаниями
На протяжении с 2009 года мы активно предоставляем продукты и интеграционные решения от СКБ Контур для крупных и федеральных клиентов. Благодаря упорному труду и опыту нашей команды, мы успешно внедрили процессы электронного документооборота, отчетности и проверки контрагентов для ведущих компаний в сферах энергетики, торговли, транспорта и сырьевого рынка.
Начни работать с СКБ Контур прямо сейчас!
Оставьте заявку — наши специалисты свяжутся с вами, помогут подобрать выгодный тарифный план и расскажут о вариантах интеграции.