Проблемы бумажного архива

В современном мире многие компании все еще придерживаются традиционного подхода, используя бумажные архивы для хранения своих документов. Но такой метод имеет свои недостатки и ограничения. Поэтому неизбежно возникает потребность в переходе к архивному электронному документообороту. Этот процесс, несомненно, может быть вызовом и требует времени и усилий, но благодаря нашему профессиональному сервису Контур.Диадок, вы сможете с легкостью преодолеть множество трудностей.

Выделим ряд основных проблем:

Риски потери информации

Риски потери информации

Эффективное управление документами необходимо для успешной работы компании, и часто требуется организовать и систематизировать их до передачи в архив, после длительного хранения или при плановом разборе.

Ограниченная обработки данных

Ограниченная обработки данных

Одна из распространенных проблем возникает при поиске важных архивных документов, особенно если бумажные архивы разбросаны по разным регионам, что затрудняет процесс поиска и доступа к необходимой информации.

Значительные расходы на аренду помещений

Значительные расходы на аренду помещений

Многие компании не желают отделять отдельное помещение для хранения документации, особенно если у них есть несколько архивов, так как это потребует дополнительных затрат на аренду.

Доступность данных

Доступность данных

В отличие от традиционного документооборота, где только один сотрудник может работать с документом, электронный документооборот позволяет неограниченному числу уполномоченных лиц одновременно обращаться к документу.

Корректировка ошибок в документе

Корректировка ошибок в документе

Вносить поправки в бумажные документы часто вызывает сложности, так как требует заверения отдельных листов и их подшивки, в то время как в электронном виде возможно легко вносить исправления в любое время без лишних хлопот.

Угроза потери данных в экстренных случаях

Угроза потери данных в экстренных случаях

При возникновении экстренной ситуации, такой как возгорание или потоп, организация может навсегда потерять бумажный архив без возможности его восстановления, что представляет риск для сохранности важных документов.

Архивный ЭДО полностью устраняет все вышеупомянутые возможные конфузы, значительно упрощает работу с документами и снижает затраты на обслуживание архива для собственников.

Акция

Бонусы и подарки для всех клиентов

Из множества предложений выберите то, которое лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса.

СКБ Контур акции - лучшие предложения

Архивный ЭДО: Объяснение и суть

Архивный ЭДО: Объяснение и суть

Электронный архив представляет собой уникальное хранилище, куда собираются данные из различных источников. Возможность добавлять, обрабатывать, корректировать и передавать данные делает архивный ЭДО надежным и эффективным способом управления информацией.

Правила классификации документации, закрепленные в законодательстве и ГОСТ, предоставляют руководство компаний возможность эффективно размещать документы, как на локальных серверах, так и в облачных хранилищах с внешним доступом. Однако, для максимальной гарантии конфиденциальности и безопасности хранения, предприятия могут обратиться к надежному сервису Контур.Диадок.

В Контур.Диадок предусмотрена функция назначения срока актуальности для документов, что позволяет автоматически удалить их из системы по истечении указанного периода.

Взаимодействие с архивным электронным документооборотом от Контур.Диадок предоставляет организации уникальные преимущества:

  • Одновременное выполнение различных операций в системе.
  • Мгновенный доступ руководителя к ответственному лицу за текущий документ.
  • Исключение дублирования документов благодаря единой базе данных.
  • Упрощенное сотрудничество с налоговым органом и легкость предоставления документов для отчетности.
  • Группировка электронного архива по категориям, дате или неймингу.
  • Отсутствие необходимости аренды дополнительного помещения для архива
  • Повышение исполнительной дисциплины через ответственных лиц на всех этапах процесса.
  • Надежное шифрование информации и контроль доступа к документам для защиты от несанкционированного доступа.
  • При регистрации и оформлении документов система автоматически формирует архив, что обеспечивает более оперативный процесс согласования и принятия решений.

Применение архивного электронного документооборота существенно снижает финансовые затраты компании, связанные с содержанием архива, печатью, почтовыми отправками и марками, что в среднем уменьшает расходы более чем на 50 %, учитывая параметры архива и масштабы бизнеса, что делает его особенно привлекательным с экономической точки зрения.

Подключение к Диадоку

Завершенные исходящие документы в системе Диадок оплачиваются только в случае успешной доставки адресату и подписания обеими сторонами; если документ не достиг адресата или отказано в подписи, он не подлежит оплате. Контур.Диадок предоставляет разнообразные тарифные планы, позволяющие выбрать оптимальный вариант, соответствующий вашим потребностям.

9,1 за 1 документ

250 исходящих документов

2 290

8,1 за 1 документ

600 исходящих документов

4 900

8,1 за 1 документ

900 исходящих документов

7 300

7,5 за 1 документ

1 200 исходящих документов

9 000

7,3 за 1 документ

1 500 исходящих документов

11 000

7,2 за 1 документ

3 000 исходящих документов

21 600

Цифровое будущее архивного документооборота

Переход фирмы на электронный документооборот становится легким и доступным с использованием Контур.Диадок. Этот универсальный сервис подходит организациям всех размеров и сфер деятельности, упрощая процессы и автоматизируя отчетность. Не нужно заниматься сложными настройками — система учитывает особенности вашего бизнеса и предоставляет простой доступ для сотрудников. Оформляйте подписку и наслаждайтесь удобством работы с Контур.Диадок.

Сервис Контур.Диадок обладает следующими возможностями:

  • Возможность работы с документами в офлайн-режиме, что не требует доступа к сети;
  • Моментальный и удобный поиск необходимой документации;
  • Возможность загрузки документов на стационарный компьютер;
  • Гарантия безопасности и конфиденциальности информации;
  • Возможность настройки антивирусных программ и блокировки рекламы.

С архивом в Контур.Диадок вы освободитесь от заморочек с предоставлением документов в налоговые органы, казначейство или суд. Контур.Диадок самостоятельно составит опись, подготовит электронный пакет документов, направит их, и предоставит вам отчет о доставке и получении, обеспечивая безупречную легальность и конфиденциальность всей информации.

Для успешного перехода на архивный ЭДО в компании, необходимо внедрить высокоэффективный сервис Контур.Диадок, провести активацию и интеграцию с бизнес-процессами. После успешной синхронизации в систему Контур.Диадок будут автоматически загружены и организованы все документы и отчеты.

Эффективное партнерство
с крупными компаниями

На протяжении с 2009 года мы активно предоставляем продукты и интеграционные решения от СКБ Контур для крупных и федеральных клиентов. Благодаря упорному труду и опыту нашей команды, мы успешно внедрили процессы электронного документооборота, отчетности и проверки контрагентов для ведущих компаний в сферах энергетики, торговли, транспорта и сырьевого рынка.

Логотип 1 Логотип 2 Логотип 3 Логотип 1 Логотип 2 Логотип 3 Логотип 1 Логотип 2 Логотип 3 Логотип 3
Логотип 1 Логотип 2 Логотип 3 Логотип 1 Логотип 2 Логотип 3 Логотип 1 Логотип 2 Логотип 3 Логотип 3

Начни работать
с СКБ Контур прямо сейчас! Оставь заявку.

Заполните форму и нажмите «Отправить заявку». Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время и помогут подобрать выгодный тарифный план,а также расскажут о вариантах интеграции!

Ваши контактные данные

    Выберите сервис...

    • Получить консультацию
    • ТОП 10 сервисов:
    • Экстерн
    • Диадок
    • Электронные подписи (УЦ)
    • Фокус
    • Бухгалтерия
    • Маркет
    • Эльба
    • Закупки
    • Маркировка
    • ОФД
    • Прочие сервисы:
    • CRM
    • EDI
    • EDI: Малая розница
    • ID
    • Авто
    • Академия
    • Безопасность
    • Биллинг
    • Гособлако
    • Декларант
    • Диадок: Взаиморасчёты
    • Диадок: Коннектор
    • Диадок: Логистика
    • Дисконт
    • Доверенность
    • Доступ
    • КЭДО
    • Календарь
    • Класс
    • Компас
    • Конференция
    • Крипто
    • Маркет: ЕГАИС
    • Маркет: Касса
    • Маркет: Сканер
    • Маркет: Скидка
    • Маркетплейс
    • Меркурий
    • НДС+
    • Налоговый мониторинг
    • Норматив
    • Отель
    • Отель: ФМС
    • Право
    • Призма
    • Пульс
    • Путевые листы
    • Ревизор
    • Реестро
    • Сайн
    • Снаб
    • Совместные покупки
    • Сопровождение торгов
    • Стартап
    • Страхование
    • Толк
    • Тревел
    • УЦ (Торги)
    • УЦ: мобильная подпись
    • Факторинг
    • Школа
    • Эксперт
    • Экстерн: Архив
    • Экстерн: Лайт
    • Экстерн: РПН

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.

    Если информация на странице
    была актуальна для вас,
    поставьте лайк!

    Лайк этому месту! Лайк этому месту! Лайк этому месту!