ЭДО с любыми
контрагентами
Постепенно, электронный документооборот активно вытесняет традиционный обмен бумажными документами. ЭДО предоставляет удобство, скорость и безопасность, а также оказывает положительное финансовое воздействие. Вступить в систему электронного документооборота теперь возможно для любой компании, и это занимает всего 1-2 дня.
Введение электронного документооборота
Возможны два основных подхода к организации электронного документооборота с партнером: прямое взаимодействие с конкретным партнером или обращение к провайдерам электронного документооборота.
Взаимоотношения с партнерами без посредников
Для организации прямого обмена информацией с партнерами посредством специализированных платформ или электронной почты, обходя посредников в сфере электронного документооборота, требуется следовать этим простым этапам:
- Сформировать документы в электронном виде, соответствующие требованиям ФНС;
- Необходимо установить с контрагентом договоренность о взаимном обмене документами в электронном формате;
- Если потребуется, выполните установку программного обеспечения для осуществления ЭДО;
- Гарантировать защищенность и конфиденциальность при передаче данных.
Прямой обмен документами с партнерами без привлечения провайдеров ЭДО сопровождается определенными ограничениями, которые следует учитывать. Одним из ключевых ограничений является невозможность передавать счета-фактуры в электронном виде. Согласно актуальным требованиям НК РФ, передача таких документов возможна только через оператора ЭДО и только с использованием квалифицированной электронной подписи. При этом оператор ЭДО, выступая как независимая сторона, обеспечивает подлинность КЭП, а также фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Именно такой процесс придает документам юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумажных носителях.
Документооборот с привлечением операторов ЭДО
Подключение к готовому сервису Контур.Диадок — наиболее эффективный способ организации электронного документооборота с контрагентами. Все аспекты безопасной передачи данных и соответствие регламентам ФНС обеспечиваются Контур.Диадок:
- Соблюдение необходимых лицензий и сертификатов;
- Обеспечение технических условий для электронного обмена счетами-фактурами и другими документами;
- Уведомление налоговой службы о присоединении компании к системе электронного документооборота;
- Обеспечение безопасности и конфиденциальности при передаче данных;
- Фиксация времени отправки и получения определенных документов контрагентами;
- Архивное хранение электронных документов;
- Предоставление технической поддержки пользователям системы.
Присоединение к системе электронного документооборота (ЭДО) – быстрый и простой процесс, который даже начинающие предприниматели осваивают легко. Для регистрации в ЭДО через Диадок необходимо отправить провайдеру заявление об участии. При первой отправке формализованного документа контрагенту заявление автоматически формируется в сервисе. После подписания и отправки заявления информация о присоединении к системе ЭДО автоматически передается в налоговую службу.
Преимущества перехода
на ЭДО с контрагентами
Для успешной регистрации в системе электронного документооборота (ЭДО) обязательно потребуется наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). При наличии КЭП, все дальнейшие шаги процедуры будут автоматизированы.
Перейдя наЭДО, можно закрепить это решение как устно, так и путем составления соответствующего письменного документа. Варианты оформления включают отдельный договор или дополнительное соглашение к предыдущим соглашениям.
Действующий закон «Об электронной подписи» (63 ФЗ) позволяет организовывать ЭДО с иностранными контрагентами, требуя от российских компаний использование КЭП для обеспечения безопасности и подлинности документов.
Законодательные аспекты
перехода на ЭДО
Пользуясь сервисом Диадок, вы можете легко подготовить и корректировать готовые образцы дополнительных соглашений, которые партнеры могут адаптировать под свои потребности.
Эти соглашения могут быть подписаны прямо в системе Диадок, упрощая процесс исключительного взаимодействия с партнерами. Обычно в дополнительных соглашениях определяется порядок обработки электронных документов, обязательства сторон, виды документов, которые передаются через электронный документооборот, регламент использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) и особенности в случае, когда документы также могут быть представлены на бумажном носителе.
Подключение к Диадоку
Завершенные исходящие документы в системе Диадок оплачиваются только в случае успешной доставки адресату и подписания обеими сторонами; если документ не достиг адресата или отказано в подписи, он не подлежит оплате. Контур.Диадок предоставляет разнообразные тарифные планы, позволяющие выбрать оптимальный вариант, соответствующий вашим потребностям.
9,1 за 1 документ
250 исходящих документов
2 290
8,1 за 1 документ
600 исходящих документов
4 900
8,1 за 1 документ
900 исходящих документов
7 300
7,5 за 1 документ
1 200 исходящих документов
9 000
7,3 за 1 документ
1 500 исходящих документов
11 000
7,2 за 1 документ
3 000 исходящих документов
21 600
Тариф Диадок
Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!
Основные шаги к внедрению ЭДО
Для успешного перехода на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами или организациями необходимо, чтобы либо бухгалтер, либо предприниматель были готовы к этому процессу. Прежде всего, требуется скорректировать соответствующие изменения в учетную политику в соответствии с требованиями статьи 8 402-ФЗ.
Организация должна уделить внимание на следующие аспекты при определении перечня дополнений для перехода на электронный документооборот:
- Выбор метода организации ЭДО (прямой обмен или через провайдера ЭДО);
- Установление списка документов для обмена в электронном формате без дублирования на бумаге;
- Выбор типа электронной подписи, обеспечивающей правовую значимость передаваемых документов;
- Определение лиц или должностей, уполномоченных на подписание электронных документов;
- Установление регламента архивирования и передачи электронных документов в ФНС по запросу.
После того, как в учетной политике организации будут учтены вышеупомянутые аспекты, для присоединения к системе ЭДО необходимо выполнить следующие этапы:
Шаг 1
Определить порядок обмена электронными документами
Процесс обмена электронными и бумажными документами может значительно отличаться. При внедрении электронного документооборота, следует учитывать предыдущий опыт организации документооборота: кто отвечал за согласование документов, как они перемещались между подразделениями компании и другие детали.
В результате внедрения ЭДО, некоторые функции сотрудников, связанные с обработкой документов, могут быть упразднены, что позволит перенаправить их на решение других задач.
Шаг 2
Получить электронную подпись
Соответствие законодательству: процедура организации обмена правовыми документами с партнерами при помощи КЭП. Каждый сотрудник, имеющий право подписывать документы, должен обладать квалифицированной электронной подписью. Процесс получения КЭП доступен в аккредитованных удостоверяющих центрах, включая представительства «Контур» в различных городах, обычно занимает несколько дней.
Шаг 3
Выбрать провайдера ЭДО
Один из основных критериев выбора провайдера для электронного документооборота — проверить, подключены ли ваши контрагенты к его системе, так как в противном случае возникает неудобство с роумингом и не всегда это технически возможно.
ЭДО Диадок уже используется более чем 1,5 миллиона отечественных и зарубежных организаций, что является неоспоримым лидером по охватам в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент сервис Диадок, можно на его сайте или непосредственно в Диадоке, достаточно зная ИНН партнера.
При выборе другого провайдера ЭДО, важно убедиться, что он поддерживает роуминг с другими операторами и обеспечивает безопасность передачи данных.
Шаг 4
Выберите схему передачи данных
Практически все провайдеры услуг электронного документооборота предлагают разнообразные варианты схем работы с сервисами для обмена документами между контрагентами. К примеру, сервис Диадок предоставляет следующие решения:
- Веб-версия — оптимальный выбор для предпринимателей с небольшим объемом документов, обрабатывающихся в месяц (до 100);
- Готовый модуль для интеграции с 1С — отличное решение для компаний с большим объемом исходящих и входящих документов;
- Коннекторы или API Диадока — подходят для тех, кто нуждается в индивидуальных и нестандартных решениях;
- Специальные сертифицированные решения — предназначены для интеграции с системами SAP ERP.
Шаг 5
Оптимизируйте сотрудничество с партнерами
Если как ваша компания, так и ваш партнер уже подключены к единой системе электронного документооборота, то для инициирования начала обмена электронными документами достаточно отправить или принять приглашение через сервис Диадок. Кроме того, в Диадоке вы можете воспользоваться функцией массового информирования контрагентов о переходе на ЭДО или приглашении новых партнеров в систему. В случае возникновения сложностей, всегда можно обратиться за помощью к специалистам службы технической поддержки.
Работа с любого устройства
С помощью КЭП вы можете работать с веб-версией Диадока на планшете, смартфоне или другом мобильном устройстве.
Закрытый ключ подписи надежно хранится на нашем сервере, и СКБ Контур гарантирует его сохранность.
Начни работать
с СКБ Контур прямо сейчас! Оставь заявку.
Заполните форму и нажмите «Отправить заявку». Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время и помогут подобрать выгодный тарифный план,а также расскажут о вариантах интеграции!
Ваши контактные данные
