Введение электронного документооборота

Возможны два основных подхода к организации электронного документооборота с партнером: прямое взаимодействие с конкретным партнером или обращение к провайдерам электронного документооборота.

Взаимоотношения с партнерами без посредников

Для организации прямого обмена информацией с партнерами посредством специализированных платформ или электронной почты, обходя посредников в сфере электронного документооборота, требуется следовать этим простым этапам:

  • Сформировать документы в электронном виде, соответствующие требованиям ФНС;
  • Необходимо установить с контрагентом договоренность о взаимном обмене документами в электронном формате;
  • Если потребуется, выполните установку программного обеспечения для осуществления ЭДО;
  • Гарантировать защищенность и конфиденциальность при передаче данных.

Прямой обмен документами с партнерами без привлечения провайдеров ЭДО сопровождается определенными ограничениями, которые следует учитывать. Одним из ключевых ограничений является невозможность передавать счета-фактуры в электронном виде. Согласно актуальным требованиям НК РФ, передача таких документов возможна только через оператора ЭДО и только с использованием квалифицированной электронной подписи. При этом оператор ЭДО, выступая как независимая сторона, обеспечивает подлинность КЭП, а также фиксирует даты и время отправки и получения счетов-фактур. Именно такой процесс придает документам юридическую значимость, аналогичную оригиналам на бумажных носителях.

Документооборот с привлечением операторов ЭДО

Подключение к готовому сервису Контур.Диадок — наиболее эффективный способ организации электронного документооборота с контрагентами. Все аспекты безопасной передачи данных и соответствие регламентам ФНС обеспечиваются Контур.Диадок:

  • Соблюдение необходимых лицензий и сертификатов;
  • Обеспечение технических условий для электронного обмена счетами-фактурами и другими документами;
  • Уведомление налоговой службы о присоединении компании к системе электронного документооборота;
  • Обеспечение безопасности и конфиденциальности при передаче данных;
  • Фиксация времени отправки и получения определенных документов контрагентами;
  • Архивное хранение электронных документов;
  • Предоставление технической поддержки пользователям системы.

Присоединение к системе электронного документооборота (ЭДО) – быстрый и простой процесс, который даже начинающие предприниматели осваивают легко. Для регистрации в ЭДО через Диадок необходимо отправить провайдеру заявление об участии. При первой отправке формализованного документа контрагенту заявление автоматически формируется в сервисе. После подписания и отправки заявления информация о присоединении к системе ЭДО автоматически передается в налоговую службу.

Преимущества перехода
на ЭДО с партнерами

Риски потери информации

Для успешной регистрации в системе электронного документооборота (ЭДО) обязательно потребуется наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП). При наличии КЭП, все дальнейшие шаги процедуры будут автоматизированы.

Ограниченная обработки данных

Перейдя наЭДО, можно закрепить это решение как устно, так и путем составления соответствующего письменного документа. Варианты оформления включают отдельный договор или дополнительное соглашение к предыдущим соглашениям.

Значительные расходы на аренду помещений

Действующий закон «Об электронной подписи» (63 ФЗ) позволяет организовывать ЭДО с иностранными контрагентами, требуя от российских компаний использование КЭП для обеспечения безопасности и подлинности документов.

Законодательные аспекты
перехода на ЭДО

Законодательные аспекты перехода на ЭДО

Пользуясь сервисом Диадок, вы можете легко подготовить и корректировать готовые образцы дополнительных соглашений, которые партнеры могут адаптировать под свои потребности.

Эти соглашения могут быть подписаны прямо в системе Диадок, упрощая процесс исключительного взаимодействия с партнерами. Обычно в дополнительных соглашениях определяется порядок обработки электронных документов, обязательства сторон, виды документов, которые передаются через электронный документооборот, регламент использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) и особенности в случае, когда документы также могут быть представлены на бумажном носителе.

Подключение к Диадоку

Завершенные исходящие документы в системе Диадок оплачиваются только в случае успешной доставки адресату и подписания обеими сторонами; если документ не достиг адресата или отказано в подписи, он не подлежит оплате. Контур.Диадок предоставляет разнообразные тарифные планы, позволяющие выбрать оптимальный вариант, соответствующий вашим потребностям.

9,1 за 1 документ

250 исходящих документов

2 290

8,1 за 1 документ

600 исходящих документов

4 900

8,1 за 1 документ

900 исходящих документов

7 300

7,5 за 1 документ

1 200 исходящих документов

9 000

7,3 за 1 документ

1 500 исходящих документов

11 000

7,2 за 1 документ

3 000 исходящих документов

21 600

Основные шаги к внедрению ЭДО

Для успешного перехода на электронный документооборот в организации необходимо, чтобы либо бухгалтер, либо предприниматель были готовы к этому процессу. Прежде всего, требуется скорректировать соответствующие изменения в учетную политику в соответствии с требованиями статьи 8 402-ФЗ.

Организация должна уделить внимание на следующие аспекты при определении перечня дополнений для перехода на электронный документооборот:

  • Выбор метода организации ЭДО (прямой обмен или через провайдера ЭДО);
  • Установление списка документов для обмена в электронном формате без дублирования на бумаге;
  • Выбор типа электронной подписи, обеспечивающей правовую значимость передаваемых документов;
  • Определение лиц или должностей, уполномоченных на подписание электронных документов;
  • Установление регламента архивирования и передачи электронных документов в ФНС по запросу.

После того, как в учетной политике организации будут учтены вышеупомянутые аспекты, для присоединения к системе ЭДО необходимо выполнить следующие этапы:

Шаг 1

Определить порядок обмена электронными документами

Процесс обмена электронными и бумажными документами может значительно отличаться. При внедрении электронного документооборота, следует учитывать предыдущий опыт организации документооборота: кто отвечал за согласование документов, как они перемещались между подразделениями компании и другие детали.

В результате внедрения ЭДО, некоторые функции сотрудников, связанные с обработкой документов, могут быть упразднены, что позволит перенаправить их на решение других задач.

Шаг 2

Получить электронную подпись

Соответствие законодательству: процедура организации обмена правовыми документами с партнерами при помощи КЭП. Каждый сотрудник, имеющий право подписывать документы, должен обладать квалифицированной электронной подписью. Процесс получения КЭП доступен в аккредитованных удостоверяющих центрах, включая представительства «Контур» в различных городах, обычно занимает несколько дней.

Шаг 3

Выбрать провайдера ЭДО

Один из основных критериев выбора провайдера для электронного документооборота — проверить, подключены ли ваши контрагенты к его системе, так как в противном случае возникает неудобство с роумингом и не всегда это технически возможно.

ЭДО Диадок уже используется более чем 1,5 миллиона отечественных и зарубежных организаций, что является неоспоримым лидером по охватам в РФ. Проверить, использует ли ваш контрагент сервис Диадок, можно на его сайте или непосредственно в Диадоке, достаточно зная ИНН партнера.

При выборе другого провайдера ЭДО, важно убедиться, что он поддерживает роуминг с другими операторами и обеспечивает безопасность передачи данных.

Шаг 4

Выберите схему передачи данных

Практически все провайдеры услуг электронного документооборота предлагают разнообразные варианты схем работы с сервисами для обмена документами между контрагентами. К примеру, сервис Диадок предоставляет следующие решения:

  • Веб-версия — оптимальный выбор для предпринимателей с небольшим объемом документов, обрабатывающихся в месяц (до 100);
  • Готовый модуль для интеграции с 1С — отличное решение для компаний с большим объемом исходящих и входящих документов;
  • Коннекторы или API Диадока — подходят для тех, кто нуждается в индивидуальных и нестандартных решениях;
  • Специальные сертифицированные решения — предназначены для интеграции с системами SAP ERP.

Шаг 5

Оптимизируйте сотрудничество с партнерами

Если как ваша компания, так и ваш партнер уже подключены к единой системе электронного документооборота, то для инициирования начала обмена электронными документами достаточно отправить или принять приглашение через сервис Диадок. Кроме того, в Диадоке вы можете воспользоваться функцией массового информирования контрагентов о переходе на ЭДО или приглашении новых партнеров в систему. В случае возникновения сложностей, всегда можно обратиться за помощью к специалистам службы технической поддержки.

Работа с любого устройства

С помощью КЭП вы можете работать с веб-версией Диадока на планшете, смартфоне или другом мобильном устройстве.

Закрытый ключ подписи надежно хранится на нашем сервере, и СКБ Контур гарантирует его сохранность.

Мобильное приложение Диадок

Начни работать
с СКБ Контур прямо сейчас! Оставь заявку.

Заполните форму и нажмите «Отправить заявку». Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время и помогут подобрать выгодный тарифный план,а также расскажут о вариантах интеграции!

Ваши контактные данные

    Выберите сервис...

    • Получить консультацию
    • ТОП 10 сервисов:
    • Экстерн
    • Диадок
    • Электронные подписи (УЦ)
    • Фокус
    • Бухгалтерия
    • Маркет
    • Эльба
    • Закупки
    • Маркировка
    • ОФД
    • Прочие сервисы:
    • CRM
    • EDI
    • EDI: Малая розница
    • ID
    • Авто
    • Академия
    • Безопасность
    • Биллинг
    • Гособлако
    • Декларант
    • Диадок: Взаиморасчёты
    • Диадок: Коннектор
    • Диадок: Логистика
    • Дисконт
    • Доверенность
    • Доступ
    • КЭДО
    • Календарь
    • Класс
    • Компас
    • Конференция
    • Крипто
    • Маркет: ЕГАИС
    • Маркет: Касса
    • Маркет: Сканер
    • Маркет: Скидка
    • Маркетплейс
    • Меркурий
    • НДС+
    • Налоговый мониторинг
    • Норматив
    • Отель
    • Отель: ФМС
    • Право
    • Призма
    • Пульс
    • Путевые листы
    • Ревизор
    • Реестро
    • Сайн
    • Снаб
    • Совместные покупки
    • Сопровождение торгов
    • Стартап
    • Страхование
    • Толк
    • Тревел
    • УЦ (Торги)
    • УЦ: мобильная подпись
    • Факторинг
    • Школа
    • Эксперт
    • Экстерн: Архив
    • Экстерн: Лайт
    • Экстерн: РПН

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.

    Если информация на странице
    была актуальна для вас,
    поставьте лайк!

    Лайк этому месту! Лайк этому месту! Лайк этому месту!