Акция
“Бонус всем новым и старым клиентам”
Выберите вариант, наиболее подходящий вашему бизнесу, для улучшения и ускорения процесса обмена документами с максимальной выгодой.
ЭДО
для поставщиков
Контур.Диадок предлагает эффективное решение для электронного документооборота (ЭДО) с поставщиками. С помощью сервиса поставщики могут быстро и эффективно обмениваться документами в коммерческих тендерах, закупках и на электронных торговых площадках.
Что поставщик
должен знать об ЭДО?
Современная практика электронного документооборота (ЭДО) предполагает, что вся необходимая документация передается и принимается в электронном формате, отражая эффективность обмена информацией. То же самое применяется и для заявок на участие в торгах, а также для заключения контрактов с победителями различных конкурсов.
В отличие от традиционного обмена бумагами, все бизнес-документы обрабатываются между поставщиками через специализированного оператора ЭДО. Это организация, соответствующая законодательству, внесенная в список ФНС, и имеющая право на обработку юридически важных документов. Обмен такими документами происходит на платформе этого оператора.
Использование ЭДО позволяет избавиться от бумажной работы, что приносит ряд уникальных преимуществ:
- Документы, используемые в данной платформе, обладают юридической силой, так как каждый из них аутентифицируется с помощью КЭП – надежной электронной подписи, несравненной с обычной ручной подписью.
- Открывает широкий спектр возможностей по работе с документами: вносить изменения, согласовывать с коллегами и партнерами, направлять контрагентам, а также архивировать в цифровом формате для долгосрочного хранения и извлечения из архива.
- Обеспечивает непреложную целостность и надежную доставку документации с высокой скоростью. В отличие от бумажных документов, которые подвержены риску утраты, повреждения, подделки и введения недостоверных данных, электронные документы остаются невредимыми, неуязвимыми к подделке, а их статус может быть быстро и легко проверен. Электронная доставка происходит мгновенно, и надежная электронная подпись обеспечивает неприступную защиту от несанкционированного доступа к информации в документе.
- Система гарантирует безопасность при передаче документов через интернет: информация шифруется, и риск взлома сведен к минимуму. Просматривать и управлять документами могут только участники ЭДО, что обеспечивает конфиденциальность и надежность.
- Среди ключевых преимуществ ЭДО — существенная экономия времени и ресурсов. Обработка документов заметно ускоряется: создание, редактирование, согласование, подписание, отправка и получение проходят оперативно. Это позволяет избежать расходов на бумагу, печать, курьерскую доставку. В несколько мгновений можно обмениваться документами, безотносительно к расстоянию между партнерами и поставщиками.
Однако внедрение ЭДО сопряжено с определенными сложностями, так как потребуется переосмыслить привычные методы работы с документами. Процесс как получения, так и отправки документов отличается от традиционного бумажного документооборота. В этом переходном периоде сервис Диадок может оказать полезную поддержку предпринимателям, помогая освоить новую систему. Внешний вид сервиса схож с привычной электронной почтой, с разделами для входящих, отправленных и удаленных файлов, обеспечивая интуитивное понимание. В отличие от электронной почты, документы в ЭДО обладают юридической силой, не требуя ручной подписи или дополнительных актов.
Какая выгода поставщику от ЭДО?
Использование системы ЭДО предоставляет шанс оптимизировать несколько ключевых процессов:
- ЭДО с оператором ЭТП — это процесс заключения заключительных документов на электронных площадках. Поставщики, участвующие в закупках, могут платить за дополнительные услуги, получая взамен УПД и акты о выполненных работах.
- Электронное актирование — представляет собой набор разнообразных шагов для приемки товаров, услуг и выполнения работ в соответствии с государственным контрактом. Поставщик обязан сформировать и направить передаточный документ, а государственный заказчик, в свою очередь, должен утвердить факт выполнения заказа или внести необходимые изменения.
В этом конкретном случае использование цифрового документооборота приносит те же плюсы, что и электронный обмен документами между контрагентами. Документы остаются правовыми, процессы обработки документации становятся более оперативными, а расходы сокращаются.
В дополнение к этому, преимущества использования ЭДО для поставщиков проявляются также в следующих аспектах:
- Соблюдение всех законодательных условий — абсолютная обязанность. С начала 2022 года участие в государственных электронных торгах доступно лишь при подключении к Единой информационной системе. Этот стандарт объединяет всех. Регистрация, обработка документов и подпись проходят исключительно в электронном формате в рамках ЕИС.
- Уменьшение вероятности случайных ошибок при формировании документа. Некоторые показатели автоматически вводятся системой. Это гарантирует отсутствие пустых полей, неверных ИНН или неточностей в названии юридической организации.
- При наличии электронной подписи на счетах-фактурах, вносить в них изменения становится невозможным, что обеспечивает надежную защиту данных документа от внешних воздействий.
- Присоединение к ЭТП — важный шаг. Многие площадки перешли на ЭДО, и неучастие может привести к отклонению заявок. В некоторых случаях для получения акта нужно ехать в офис, что не всегда удобно. Например, ЭТП Газпромбанка с офисом в Москве, а для участников из Владивостока это неудобно.
- Процесс приемки осуществляется мгновенно. Не нужно ждать бумажный акт, достаточно получить его в электронной системе. Электронное подписание акта также происходит на расстоянии.
При осуществлении закупок применяются две ключевые формы ЭДО: документооборот через оператора и электронная форма актирования.
Подключение к Диадоку
Стоимость взимается только за завершенные исходящие документы в рамках документооборота (документы, не полученные или не подписанные одной из сторон, не оплачиваются). Варианты тарифов предоставляются Диадоком, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий для вас.
ЭДО в ЕИС
С началом 2022 года в соответствии с законодательством, ЭДО стал обязательным как для заказчиков, так и для поставщиков в ЕИС. В случае участия поставщика в госзакупках согласно 44-ФЗ, ему необходимо будет применять электронное актирование для документирования всех операций по приему товаров и услуг.
Основное различие между цифровым и традиционным способами приемки заключается в том, что в первом случае все необходимые документы обмениваются участниками через ЕИС исключительно в цифровой форме. Законодательство одинаково признает как цифровую, так и бумажную документацию. Однако использование бумажных документов допустимо только для государственных контрактов, заключенных до начала 2022 года.
Для осуществления электронного актирования в системе ЕИС необходимо войти в личный кабинет и перейти на вкладку «Администрирование», где следует настроить доступ соответствующим образом.
В данном случае, потребуется активировать указанные шаги:
- Раздел «Просмотр договоров и создание документов о приемке» предоставляет возможность наблюдать за соглашениями и генерировать документы, связанные с процессом исполнения договорных обязательств.
- Секция «Полномочие на подписание закрывающих документов» становится активной, если руководитель фирмы передал возможность подписи заключительных бумаг сотруднику с соответствующим полномочием.
Процедура электронного актирования для всех договоров осуществляется следующим путем: сперва потребуется выбрать соответствующий контракт, после чего заполнить предоставленную системой форму в разделе «Создать первичный документ учета».
В ЕИС унифицированные инструкции по электронной приемке применяются ко всем участникам госзакупок, а подробное описание шагов доступно на официальном сайте системы.
Поставщик генерирует акт о приемке, в котором обязательно указываются следующие информационные элементы:
- Данные о заказчике и поставщике;
- Если имеются грузоотправитель, грузополучатель или перевозчик;
- Перечень и объем принимаемых товаров, услуг или выполненных работ;
- Сотрудники, осуществляющие передачу товара;
- Дата окончания работ или услуг, либо дата отправки товара;
- Сотрудники, кому поручено подписание акта.
Перед отправкой Дата окончания работ или услуг, либо дата отправки товара;товара заказчику, поставщик может предоставить ему акт для внесения изменений, однако после отправки внесение коррекций невозможно, потребуется создать отдельный документ-исправление. Заполненный и подписанный КЭП документ автоматически отправляется в ЕИС заказчика, который найдет его в своем личном кабинете, после чего заказчик может подписать акт о получении в ЕИС, а поставщик должен найти извещение о доставке в своем личном кабинете.
Получив товар или услуги, заказчик обязан провести проверку на качество выполнения.
В процессе проверки заказчик может осуществить следующие действия:
- После принятия заказа он проводит подписание акта о приемке в ЕИС, а также подтверждает его электронной подписью, и в этот же день отправляется в реестр контрактов акт об исполнении заказа.
- Процесс частичной приемки товара или выполнения работ предполагает, что при недостаточном удовлетворении заказчик составляет документ в письменной форме, в котором он выражает конкретные претензии к товарам или услугам, которые не соответствуют его ожиданиям. Этот документ направляется поставщику для дальнейшего урегулирования ситуации. Если поставщик соглашается с предъявленными претензиями, он создает новый документ, в котором фиксируется только то, что заказчик признал удовлетворительным. Затем поставщик и заказчик совместно вносят корректировки в документ о приемке. Подписание этого документа происходит только после устранения всех претензий. В данной ситуации также размещается сообщение о завершении контракта.
- Принятие отказа от товаров или работ осуществляется через составление обоснованного документа, который в форме скана отправляется поставщику через ЕИС в тот же день. В случае согласия поставщика с претензиями, он исправляет работу или предоставляет другой товар, после чего создается новый акт. Если поставщик не согласен с отказом в приемке товара или работы, он может подать претензию через ЕИС, уведомив заказчика.
В ЕИС имеется возможность отслеживать текущий этап обработки документа о приемке, определить его текущий статус – находится ли документ на этапе рассмотрения или заказчик уже принял окончательное решение (приемка или отказ).
Работа с любого устройства
С использованием КЭП в веб-версии Диадока доступно взаимодействие с системой через планшет, смартфон или иное мобильное устройство.
Секретный ключ подписи хранится на наших серверах, и СКБ Контур гарантирует его надежное сохранение.
Перспективы для поставщика
от работы с Диадоком?
Диадок предоставляет поставщикам доступ к широкому спектру популярных ЭТП, что облегчает установление эффективных коммуникаций между пользователями, обмен документацией и настройку ЭДО для взаимодействия с операторами ЭТП, а также интеграцию с ЕИС.
В свой личный кабинет на платформе Диадок клиент получает закрывающие документы от использованных им ЭТП. Эти документы можно подвергнуть редактированию, предоставив доступ ответственным сотрудникам организации (например, главному бухгалтеру), и после редактирования они сохраняются в архиве без ограничения срока хранения.
Цифровые документы, передаваемые с площадок через Диадок, обладают правовой значимостью: их можно использовать в суде, налоговой и арбитражных спорах. Актирование не проводится в Диадоке – это зона ответственности ЕИС. Тем не менее, Диадок предоставляет доступ к закрывающим документам от госЭТП.
В платформе Диадок доступна дополнительная информация, способствующая налаживанию электронного кадрового документооборота и обмену значимыми правовыми документами между коллегами.
Облегчить взаимодействие с партнерами значительно проще, если они уже интегрированы в систему электронного документооборота (ЭДО). Определив ИНН, можно узнать, кто из контрагентов использует платформу Диадок. За последние годы количество пользователей сервиса Контур.Диадок стремительно растет, и каждый год через этот инструмент обмениваются сотни миллионов документов.
Внедрив ЭДО в определенную сферу деятельности, с опытом и практикой можно расширить его применение на другие бизнес-процессы. Большинство крупных компаний давно перешли на электронную документацию, что делает использование ЭДО необходимым для эффективного сотрудничества с ними. Электронные площадки постоянно предлагают новые возможности и выгодные контракты. Пропустить такие шансы из-за недостатка опыта в электронном документообороте может быть разочарованием для организации. С Контур.Диадок вы сможете быстро и легко перейти на электронный документооборот, освоить его и получить доступ к самым престижным электронным площадкам для бизнеса.
Какая выгода поставщику от ЭДО?
Если поставщик намеревается оперировать на ЭТП, ему потребуется заключить соглашение с оператором выбранной площадки и договор на предоставление услуг. В этом контексте могут возникнуть платные аспекты, включая расходы на использование платформы по определенным тарифам, а также выплаты комиссий.
При намерении поставщика зарегистрироваться на ЭТП, ему придется заключить соглашение с оператором выбранной площадки и подписать договор на оказание услуг. В этом процессе возможно введение платных услуг, таких как оплата за использование платформы в соответствии с определенными тарифами и уплаты комиссий. Помимо этого, оператор ЭТП предоставляет поставщику пакет первичных документов, включая УПД, различные акты и счета-фактуры.
Множество коммерческих и даже все федеральные торговые площадки отдают предпочтение обмену электронной деловой документацией. В зависимости от своих предпочтений, поставщик может выбрать площадку с обязательным использованием ЭДО или с возможностью использования традиционных бумажных документов.
Однако сегодня уже не только все федеральные, но и множество коммерческих площадок ориентированы исключительно на работу с ЭДО.
При нежелании клиента использовать электронный документооборот, некоторые площадки могут предложить отправку документов почтой или личную доставку в филиал. Но это может быть затратным по времени и финансам.
Шаг 1
Получение электронной подписи
Обычно эта подпись оформляется на главу организации, но также может быть выдана ответственному сотруднику, заместителю или специалисту с уполномоченной доверенностью. Тот, кто обладает такой подписью, несет индивидуальную ответственность за все действия в системе электронных документов.
Для взаимодействия с оператором ЭТП требуется подключиться к одной из программ ЭДО, сотрудничающих именно с этой площадкой. Часто они сами предлагают выгодные варианты интеграции.
Шаг 2
Подключение к оператору ЭДО
- Подключение к ЭТП с собственной ЭДО: подача заявки на сайте выбранной площадки, аккредитация и создание личного кабинета; более подробные инструкции доступны через службу техподдержки ЭТП.
- Подключение к внешней ЭДО: проверка совместимости с режимом роуминга ЭТП; после подтверждения — подача заявки на подключение.
- Тарифы на ЭДО зависят от объема документов: оплата за документ, пакеты или безлимит; при большом объеме — пакеты или безлимит чаще выгоднее; также доступны комплексные тарифы.
Шаг 3
Начало работы на ЭТП
После получения логина, пароля или КЭП, можно осуществлять вход в систему ЭДО. Обычно логин и пароль оператора ЭТП совпадают с учетными данными для доступа на саму площадку. В начале работы с ЭДО у новых пользователей могут возникнуть вопросы или сложности.
Техническая поддержка как оператора ЭДО, так и площадки, готова помочь в решении проблем: от восстановления потерянных документов и неполадок с файлами до корректной работы с электронной подписью.
Успешное сотрудничество
с крупными компаниями
С начала 2009 года мы активно проводим интеграцию и предоставляем решения СКБ Контур для крупных и федеральных клиентов. Благодаря усилиям и опыту нашей команды удалось успешно внедрить системы электронного документооборота, обеспечить удобную отчетность, а также эффективную проверку контрагентов на рынках энергетики, торговли, транспортных коммуникаций и сырьевых ресурсов.
Начни работать с СКБ Контур прямо сейчас!
Оставьте заявку — наши специалисты свяжутся с вами, помогут подобрать выгодный тарифный план и расскажут о вариантах интеграции.