Для соблюдения требования 54-ФЗ, владельцам точек общественного питания, розничной торговли, а также бизнеса по оказанию услуг необходимо знать основы применения онлайн-касс, требования и возможности. В данной статье расскажем, какие отчеты можно создавать при помощи кассы, когда и как это нужно делать.
Определение отчета в онлайн-кассе
Начала применения онлайн-касс упростило процесс работы с рядом документации. Теперь не нужно вести их самостоятельно на бумаге.
Онлайн-касса позволяет отправлять фискальные документы в ФНС, а также принимать необходимую информацию.
Онлайн-ККТ позволяет формировать широкий перечень отчетов. Их можно формально поделить на две группы:
- Обязательные. Требуются законом.
- Необязательные. Нужны компании.
Фискальный накопитель, отвечающий за хранение данных в кассе, содержит в себе исходные сведения следующих документов:
- отчет о регистрации;
- отчет о корректировке составляющих регистрации;
- отчет о начале смены;
- чеки;
- скорректированные чеки;
- отчет об окончании смены;
- отчет о завершении работы ФН;
- отчет об актуальном состоянии расчетов;
- подтверждение ОФД
- запрос кода маркировки (только для маркируемых товаров);
- оповещение о продаже товара с маркировкой (только для маркируемых товаров);
- ответ на запрос (только для маркируемых товаров);
- квитанция на уведомление (только для маркируемых товаров);
Разновидности отчетов
Разберем подробнее каждый вид отчета. Каждый из них можно сформировать с помощью программы Контур.Маркет:
- Отчет о регистрации и перерегистрации кассы
Перед использованием ККТ нужно зарегистрировать в налоговой. После чего, ей будет присвоен регистрационный номер. Его потребуется сразу внести в фискальный накопитель. Это называется фискализацией. После того как, все действия выполнены на кассе создается соответствующий отчет. Он содержит данные о собственнике кассы, название ее модели и номер, адрес и другую информацию.
Если в процессе регистрации кассы были допущены ошибки или сведения изменились создается отчет об изменении параметров и повторной регистрации кассы.
- Отчет об открытии смены
Данный отчет важно сформировать самым первым до начала расчетов. Важно, что для открытия новой смены должна быть закрыта предыдущая.
- Отчет об актуальном состоянии расчетов
Суть данного отчета заключается в необходимости узнать передает ли касса фискальные документы оператору. Отчет обозначит количество непереданных документов и время появление первого из них.
Необходимо регулярно формировать данный отчет. Это нужно, поскольку владелец кассы обязан отправлять все фискальные документы из кассы ОФД не позднее одного месяца. Иначе, ФН заблокируется.
Отчет можно формировать в любое удобное время и сколько-угодно раз.
Данные из онлайн-кассы также позволяют создать следующие отчеты:
- по выручке;
- по продавцам;
- по перечню чеков;
- по чекам товаров с маркировкой;
- по перечню касс и так далее.
- Отчет о завершении смены
Данный отчет формируется в конце смены для подведения итогов, передачи данных в ФНС и сохранения документов на ФН.
Смена не должна длиться дольше суток. Иначе, фискальный накопитель будет заблокирован, а касса покажет ошибку.
- Отчет о закрытии фискального накопителя
Фискальный накопитель встраивается внутрь кассы и работает в течении определенного периода или пока не закончится память. Он нужен для хранения данных и защиты информации, полученной из кассы.
Когда память на ФН заканчивается автоматически формируется отчет о закрытии ФН. Затем ставится новый накопитель, происходит перерегистрация кассы и процесс начинается заново.
Важно отметить, что перед формированием отчета о закрытии ФН, нужно также создать отчет об актуальном состоянии сведений, чтобы убедиться, что не осталось непереданных файлов.
- Отчет по движению наличных на кассе Контур.Маркета
Выбирайте необходимый период и составляйте отчет по всем действиям с наличными за это время. Отчет предоставит информацию о сумме наличных в кассе за различные периоды, в частности на моменты открытия и закрытия смены. Также программа предоставляет различные фильтры.
Отчет пригодится для:
- сравнить наличку по кассе;
- контролировать деятельность кассиров;
- проверить, верно ли проведены все взаиморасчеты с партнерами.
Для просмотра отчета о наличных, вам нужно зайти в личный кабинет Контур.Маркета и перейти в раздел с отчетами. Затем выберете вкладку «Наличные» и откройте отчет. Можно применять различные критерии поиска, предусмотренные программой. Данный вид отчета могут формировать владельцы точек общепита, розничной торговли и бизнеса в сфере оказания услуг.
Другие обязательные фискальные документы
Помимо перечисленных выше отчетов, онлайн-ККТ формирует следующие виды обязательных фискальных документов:
- Чек. Он создается непосредственно после проведения расчета по кассе;
- Чек коррекции. Данный чек формирует при возникновении необходимости скорректировать информацию о расчете или, когда касса не использовалась;
- Оператор фискальных данных создает специальное подтверждение для каждого документа. Это подтверждение также относится к обязательным фискальным документам и направляется в кассу.
Какое время необходимо хранить отчеты в онлайн-кассе
Организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить фискальные накопители после завершения их архивирования. По закону нельзя выкинуть или уничтожить фискальный накопитель как минимум пять лет.
Пользователи контрольно-кассовой техники отправляют электронные фискальные документы в Федеральную налоговую службу в удаленном формате. Эти документы также хранятся в цифровом виде на фискальном накопителе и у оператора фискальных данных. В связи с этим, хранить отчеты по ККТ в бумажном формате не обязательно, хотя пользователи могут по своему усмотрению решить нужно им это или нет.
