Сдаем отчет о среднесписочной численности за 2014 год

Эксперты «Норматива об особенностях» оформления отчетности 

Первая отчетность в году

До 20 января текущего года организации (по месту нахождения головного офиса) и индивидуальные предприниматели (по месту регистрации) обязаны отчитаться в налоговую, предоставив сведения о среднесписочной численности работников за 2014 год.
Как сообщают эксперты справочно-правового сервиса «Норматив», организации должны это сделать как при наличии наемных работников, так и при их отсутствии (). В свою очередь, индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности в случае привлечения персонала в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248?ФЗ).

Расчет численности

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.
Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.
Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода. На это указывает .

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

• фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
• находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
• не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
• не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
• принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности:
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;
• женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка;
• женщины, работающие в сельской местности;
• работники, являющиеся инвалидами I и II групп;
• принятые на работу с испытательным сроком;
• заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;
• сотрудники, имеющие специальные звания;
• направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
• временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
• студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
• обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
• обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работники, поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
• имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
• получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
• находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
• находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
• находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
• принимавшие участие в забастовках;
• работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;
• иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России;
• совершившие прогулы;
• находившиеся под следствием до решения суда.

Подробный перечень работников, которые не включаются в списочную численность, приведен в пункте 80 Указаний N 428.

Кого можно не учитывать

Категории, не вписываемые в отчет среднесписочной численности:

• внешние совместители;
• граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
• собственники самой организации, не получающие заработную плату;
• сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
• поступающие учиться и находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов;
• те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу;
• лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет;
• граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя;
• лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии; 
• работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске

Отработанные часы

В количество отработанных человеко-часов включаются фактически отработанные работниками часы с учетом сверхурочных и отработанных в праздничные (нерабочие) и выходные (по графику) дни, как по основной работе (должности), так и по совмещаемой в этой же организации, включая часы работы в служебных командировках (пункт 84 Указаний N 428).
В отработанные человеко-часы не включаются:

• время нахождения работников в ежегодных, дополнительных, учебных отпусках, отпусках по инициативе работодателя;
• время повышения квалификации работников с отрывом от работы;
• время болезни;
• время простоя;
• часы перерывов в работе матерей для кормления ребенка;
• часы сокращения продолжительности работы отдельных категорий работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени;
• время участия в забастовках;
• другие случаи отсутствия работников на работе независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет.

В силу пункта 92.12 Указаний 428 при заполнении организацией один раз в квартал сведений о количестве отработанных работниками человеко-часов в случаях изменения осуществляемых организацией видов деятельности следует иметь в виду следующее.

Если организация осуществляет различные виды деятельности, часть из которых в течение квартала имела нерегулярный характер, и, например, в марте данные виды деятельности не осуществлялись, то в отчете поза январь — март организация выделяет в свободных строках эти виды деятельности с заполнением только сведений о количестве отработанных за январь — март работниками человеко-часов. При этом данные о численности и фонде заработной платы работников по видам деятельности, которые в марте не осуществлялись, не заполняются.