До конца 2018 года предприниматели производят спецоценку условий труда. Согласно закону освобождены от этой процедуры лишь те, кто сотрудничает с удаленными работниками. Что делать организациям и частным лицам, руководящим людьми в разных городах? Как оформить сотрудников, выполняющих работу удаленно?
Если у вас небольшой бизнес, нанимать сотрудников удаленно намного выгоднее и удобнее. Так, вы можете работать с людьми по всему СНГ, платить заработную плату, но экономить на аренде помещения, покупке техники, оборудования. Однако, чтобы избежать проблем и не нарушить трудовой кодекс, необходимо грамотно оформлять документы.
Договор на дистанционную работу
Оформлять стандартный договор — не рациональное решение, поскольку придется производить оценку рабочих мест. Если по бумагам ваши сотрудники работают в офисе, вам нужно будет нанимать специальную организацию, которая должна будет оценивать уровень вредности труда для каждого сотрудника. Например, если вы предоставляете бухгалтерские услуги, ваши специалисты работают удаленно, лучше всего заключать соглашения на дистанционную работу. В нем необходимо прописать фразу о том, что сотрудник работает дистанционно, не там, где пребывает работодатель. Подобная формулировка, взятая из трудового кодекса, у инспекции труда не вызовет вопросов.
Что прописывают в договоре:
- — Рабочий график сотрудника. Например, это может быть пятидневка с 8.00 до 17.00 либо режим работы «по усмотрению работника»;
- — Место исполнения (где проживает наемный сотрудник);
- — Способ общения с работником (если взаимодействие происходит по электронной почте, прописать сроки, когда стороны обязаны ответить на полученные письма);
- — Чтобы не отправлять трудовую книжку друг другу, можно прописать в договоре, что информация о дистанционной работе не вносится в нее;
- — Если вам нужно получать отчет о результатах работы от специалиста, пропишите в договоре, когда и каким образом человек должен держать отчет перед вами.
Обмен документами между сторонами
Нанимая персонал, принимаются и передаются документы, и дистанционный работодатель — не исключение. Выберите наиболее удобный способ обмена: почта либо интернет. Рассмотрим все доступные варианта.
- В бумажном виде. Вы можете отправить заказное письмо с уведомлением по почте.
От сотрудника вам надо получить: ксерокопии паспорта, дипломов, военного билета и СНИЛС. Вы обязаны отправить работнику: правила охраны труда, должностную инструкцию. Обязательно необходимо подтверждение, что человек с этим ознакомился. Кроме того, в двух экземплярах отправляется договор, чтобы один экземпляр был подписан специалистом, после чего он должен отправить его обратно.
- В электронном виде. Для этого необходимо иметь в своем распоряжении усиленную квалифицированную подпись, чтобы обмениваться электронной документацией через специальный сервис. Отправка и получение одного документа будет стоить около 10 рублей. Для физических лиц электронная подпись стоит — 1000 руб., для юридических — 2000 руб.
С сотрудником можно оформить необходимый пакет документации практически мгновенно через интернет. Исключение — трудовой договор. Работодатель обязан в течение 3 дней отправить работнику бумажную версию (ТК РФ ст. 312.2).
