Между собой счет-фактура и УПД очень схожи. Однако, они при меняются для различных целей. В данной статье разберем в чем разница между данными документами, а также рассмотрим влияние электронного документооборота на оптимизацию бизнес-процессов компании.
УПД это?
Универсальный передаточный документ, если кратко УПД содержит в себе данные сразу двух документов: счета-фактуры и первичного учета. То есть, с помощью УПД можно сразу выполнить два обязательных дела: подать необходимый пакет документов для получения налогового вычета по НДС, а также официально подтвердить факт оказания услуги или продажи товара.
Каждый УПД обладает двум статусами. Один из них необходимо выбрать в процессе оформления. Выбор основывается на том, какую информацию несет в себе документ в конкретной ситуации:
- УПД- 1- указывает на то, что в данном случае универсальный передаточный акт выступает в качестве двух документов: счета-фактуры и передаточного акта.
- УПД-2 — говорит о том, что УПД в данном случае является только передаточным актом.
УПД, имеющий статус 1 подразумевает наличие всех необходимых данных для оформления документации. Следовательно, не имеет смысл еще раз формировать СФ с уже имеющимися сведениями. УПД со статусом 2 применяется реже. Например, в случае отгрузки товара, когда оформление СФ не требуется.
Когда нужно отправлять УПД?
- при отгрузке товаров или в случае их доставки;
- в случае передачи имущественных прав на продукцию, а также итоговых результатов деятельности;
- в качестве подтверждения своевременного и полного оказания услуг по договору;
- в случае заключения сделки с посредником.
Чтобы избежать дополнительных расходов на канцелярские принадлежности, печать и отправку документации, можно обмениваться ею с помощью сервисы электронного обмена документацией. Такие как, Контур Диадок.
Важно отметить, что в ряде случаев внедрение электронного документооборота в структуру компании является обязательным. Например, для тех, кто занимается продажей маркируемых товаров. Так, оператор ЭДО будет предоставлять необходимые данные не только вашему партнеру, но и в систему «Честный знак».
Счет-фактура. Что это?
Счет-фактура представляет собой главный документ, по которому производится учет НДС. После того, как продавец доставит покупателю товар или выполнит услугу по договору, он должен сформировать и направить ему счет- фактуру не позднее пяти дней. Счет-фактура также необходимо посылать после внесения аванса.
Основной целью применения данного вида документации является подтверждения суммы налога на надбавленную стоимость и получение возможности воспользоваться налоговым вычетом.
Сразу после того, как деньги за товар поступили на счет продавца, он начисляет НДС. Заказчик фиксирует уплату НДС за счет регистрации счет-фактуры и передает данные о счете-фактуре в пакете документации с отчетностью по НДС. Удостоверьтесь, что реквизиты и остальные данные заполнены корректно, иначе велика вероятность получить отказ в налоговом вычете.
Счет-фактуру выставляют в следующих случаях:
- при покупке товаров или оказании услуг, которые предполагают уплату НДС;
- в случае получения аванса от заказчика;
- при наличии налоговых льгот в соответствии со ст. 145, 145.1 НК РФ;
- при совершении операций, подразумевающих уплату НДС;
- при ввозе продукции из стран членов-ЕАЭС, имеющей освобождение от налога на надбавочную стоимость.
- при посредничестве.
Наш сервис «Контур.Диадок» дает пользователям возможность формировать счета-фактуры прямо в сервисе и отправлять их адресату. Редактор сервиса проверяет данные на соответствие актуальным нормам законодательства. Диадок имеет множество встроенных фильтров для быстрого и удобного поиска необходимого документа и его своевременной отправки.
В чем разница между УПД и счетом-фактурой?
УПД более универсален чем СФ. Он может быть использован как для подтверждения факта оказания услуги или поставки товара, так и для подачи декларации на налоговый вычет. А счет-фактура не подойдет для бухгалтерских документов. А значит подойдет только для вычета по НДС.
В таблице проведем сравнение между СФ и УПД
| Параметр для сравнения | УПД | СФ |
| Формат обмена документацией | ЭДО, бумажный документооборот | ЭДО, бумажный документооборот |
| Формат | Формализованный | Формализованный |
| Где применяется | Может быть использован в качестве счета-фактуры и передаточного акта одновременно (статус 1) либо только в качестве акта передачи (статус 2) | СФ |
Есть ли необходимость формировать счет-фактуру при обмене УПД
Для наиболее эффективного ведения процесса документооборота во многих ситуациях разрешается применять один документ-УПД, вместо двух. То есть универсальный передаточный акт со статусом 1 включает в себя счет-фактуру. Если поставщик отправляет партию товара или исполнитель выполняет услугу, они могут не оформлять каждый документ по-отдельности. Достаточно будет одного УПД в статусе 1.
Тем не менее существуют случае, в которых запрещено заменят СФ передаточным актом. Когда речь идет о внесении аванса или о необходимости поменять данные в первичных документах, придется составлять отдельный счет-фактуру.
В каких случаях не поучится применить УПД вместо счета-фактуры
В двух случаях возможность оформление одного документа вместо двух невозможно:
- Внесение авансового платежа. Если заказчик внес аванс, продавец обязан сформировать именно счет-фактуру отдельным документом.
- Внесение правок и корректировок в документ. В случае, когда сначала были составлены отдельные документы: УПД и СФ, не получится внести в них корректировки, создав один УПД со статусом 1, поскольку необходимо изменять первоначальную форму документа.
Для избежания затруднительных ситуаций и сложностей в процессе документооборота нужно четко понимать разницу между УПД и счетом-фактурой, а также особенности применения каждого из них.
