Задача
Гарантированная и быстрая передача документов клиентам
Отправка бумажных документов почтой занимает от нескольких дней до нескольких недель. При этом существует риск их потери и повторной отправки. Учитывая огромное число пользователей Google AdWords и их географическую разрозненность, это приводит к существенным финансовым издержкам для компании. Кроме того, длительная доставка тормозит завершение документооборота и, как следствие, оплату услуг.
Эффективная коммуникация между бухгалтерами компании и клиента
Часто со стороны клиента за получение необходимых документов в нужный срок отвечает специалист отдела рекламы, который впоследствии передает их в бухгалтерию. Таким образом, бухгалтеры вынуждены общаться через посредника, что негативно сказывается на скорости документооборота.
Решение
В 2013 году компания Google начала внедрение юридически значимого электронного документооборота. Для этого была выбрана система ЭДО Контур.Диадок, которая позволяет:
- бессрочно и бесплатно хранить электронные документы на серверах оператора ЭДО;
- гарантировать безопасность, конфиденциальность передаваемых данных за счет отказоустойчивой системы хранения, которая обеспечивает троекратное резервирование и не позволяет удалить или изменить однажды записанную информацию;
- работать с электронными документами в режиме онлайн: формировать, сверять, исправлять, подписывать, отслеживать движение;
- рекламодателям мгновенно получать документы;
- быстро искать документы по электронному архиву;
- легко формировать пакеты электронных документов для предоставления в контролирующие органы.
Дополнительным аргументом в пользу Диадока стал широкий выбор вариантов программной интеграции (API, Диадок.Коннектор) и готовых интеграционных решений с распространёнными учетными системами, которые позволяют бухгалтерии работать в привычном интерфейсе своих программ, но при этом использовать возможности ЭДО.
Результаты
Сегодня трафик исходящих документов Google AdWords через Диадок стабильно растет. Пользователи Google AdWords отмечают, что:
- бухгалтерия быстро и бесплатно получает закрывающие документы прямо на своем рабочем месте;
- специалисты по рекламе не контролируют стадии доставки документов и могут сосредоточиться на своих прямых обязанностях.
Для Google AdWords:
- сократилось количество обращений клиентов в техподдержку с вопросами относительно документов;
- снизился процент потери документов при доставке и, как следствие, число повторных отправок;
- увеличилась скорость поступления оплат в компанию.
Сегодня Google AdWords активно предлагает своим контрагентам получать документы в электронном виде через Диадок.
