Еще совсем недавно в коммерческой сфере обходились без электронной подписи (ЭЦП): для заверения документации было достаточно составить их на бумаге и оставить подпись руководства. С расширением применения ЭДО в сфере коммерции и государственных органов, электронная подпись стала неотъемлемой составляющей для юридических лиц.
Компания должна обеспечить себя электронной подписью в случае:
- Число подчиненных в компании превышает отметку в сто человек;
- Если она выполняет роль плательщика НДС;
- Принимает участие в онлайн-торгах по 44-ФЗ или 223-ФЗ;
- Входит в состав саморегулируемого объединения.
Другие виды юридических лиц могут приобрести ЭП по желанию:
- Уменьшить объемы документооборота на бумаге;
- Экономия времени при согласовании и подписании документации;
- Расширить горизонты деловых перспектив и обрести новые рынки сбыта.
Типы электронной подписи (ЭП) для компании
Имеется три варианта ЭП. Их различия заключаются в областях использования и уровне надёжности. Давайте рассмотрим каждую из них более подробно:
Простая электронная подпись (ПЭП)
Это уникальная цифровая комбинация, которая служит для идентификации пользователя. Комбинации логина и пароля, или одноразовые цифровые коды, отправляемые на мобильные устройства для доступа к личному кабинету — все эти методы представляют собой примеры простой электронной подписи.
Область использования ПЭП
Простая подпись используется при подписании документации в рамках корпоративного обмена документами, для осуществления транзакций через мобильные банковские приложения, для авторизации на веб-сайтах и для доступа к государственным услугам.
Применение ПЭП редко используется при представлении документации в государственные учреждения и не применяется для участия в государственных закупках.
Если документ или система содержат конфиденциальную информацию, использование ПЭП невозможно.
Правила использования ПЭП
Перед тем, как ставить в документах обычную подпись, участники ЭДО должны заключить соглашение, в котором определяется:
- Порядок идентификации лица, которое подписало документ,
- Обязательство участника не раскрывать конфиденциальную информацию, такую как закрытая часть ключа (например, не передавать SMS-код или пароль в сочетании с логином/паролем).
Существуют информационные системы, в которых ЭП обретает правовую силу лишь после того, как пользователь лично подтвердил свою идентификацию перед оператором системы. Чтобы получить доступ к индивидуальному кабинету налогоплательщика, требуется явиться в налоговую и получить пароль на время.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Это код, сформированный специализированным ПО. Неквалифицированная электронная подпись служит для определения подписавшего документацию и обеспечивает сохранность файла с момента его передачи.
Неквалифицированная электронная подпись формируется из пары ключей: закрытого и открытого:
- Владелец может получить закрытый ключ, помещенный на токен, либо установить его на компьютере. Пользователь имеет доступ к пин-коду закрытого ключа и несет ответственность за его конфиденциальность, не разглашая его посторонним лицам.
- Все участники ЭДО знают открытый ключ. Данный ключ необходим для верификации подписи в электронной документации, обеспечивая её подлинность.
Удостоверяющий центр (далее — УЦ) выдает оба ключа и сертификат ЭП, который содержит информацию о владельце закрытого ключа. Тем не менее, можно обойтись и без сертификата, поскольку закон не требует его обязательного создания для НЭП.
Область использования НЭП
Неквалифицированная электронная подпись используется во внутренних системах ЭДО.
При взаимодействии с деловыми партнерами необходимо заключить договор о применении НЭП; в противном случае, документация, подписанная таким образом, может оказаться недействительной с юридической точки зрения.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Этот код формируется при помощи криптографических алгоритмов. Применение КЭП подчинено четким нормативным требованиям. В соответствии с законодательством следует что:
- Полномочия по выдаче КЭП имеют УЦ, аккредитованные в соответствии с требованиями ФЗ No 63 «Об электронной подписи» Минцифры РФ;
- ПО проходит процедуру сертификации в ФБР РФ;
- Пользователю выдают квалифицированный сертификат в форме бумажного или цифрового документа;
- Структура сертификата определена приказом от ФБР РФ.
Область использования КЭП
Этот тип подписи обладает наиболее широким спектром функциональных перспектив. КЭП применяется при предоставлении отчетности в налоговую инспекцию, участии в онлайн-торгах, обмене документацией с государственными и муниципальными структурами, а также во внутреннем и внешнем ЭДО.
Документ, подписанный КЭП по юридической силе равнозначен документу, подписанному собственноручной подписью.
КЭП приносит компании ряд преимуществ
Организации постоянно взаимодействуют с надзорными органами и используют их информационные ресурсы в своей деятельности.
КЭП позволяет 24/7 работать с сайтами ФНС, ФГИС ЕИАС, ЭПТС, Госуслуг, ЕФРСДЮЛ и ЕФРСБ, участвовать в торгах на ЭТП, а также необходима при работе с онлайн-кассами.
При формировании КЭП применяются сильные криптографические методы, обеспечивающие защиту от подделок и делающие ее наиболее надежной среди всех типов ЭП.
Область применения ЭП для компании
Существуют три ключевых сферы использования ЭП. Это отчетность, онлайн-торги и порталы госуслуг.
Отчетность в налоговую
ФНС стала одним из первопроходцев среди государственных учреждений, которые присоединились к ЭДО, устанавливая обязательность для налогоплательщиков предоставлять отчёты в цифровом формате. На данный момент физические лица-предприниматели и малые фирмы все еще могут отправлять свои отчеты на бумаге, но наблюдается тенденция к тому, что в будущем использование ЭДО станет обязательным для всех категорий налогоплательщиков.
Чтобы взаимодействовать с налоговой службой, подчинённому организации, уполномоченному подписывать отчеты, потребуется обладать КЭП.
Участие в торгах
Покупки для удовлетворения потребностей государственных и муниципальных организаций, подпадающие под 44-ФЗ, а также закупки коммерческих организаций с участием государственных структур, урегулированные 223-ФЗ, проводятся на ЭТП через аукционный формат.
До 2018 года для совершения закупок по 44-ФЗ требовалась НЭП, но впоследствии были внесены изменения в законодательство, и в настоящее время участники торгов по обоим ФЗ – как 44-ФЗ, так и 223-ФЗ – обязаны применять КЭП.
Другой вид онлайн-торгов – это продажа активов компаний, находящихся в процессе банкротства. Имеется ряд онлайн-площадок, специализирующихся на продаже активов компаний, находящихся в статусе банкротства.
Правила участия в онлайн-торгах в сфере бизнеса для бизнеса определяются платформой. В некоторых случаях необходима КЭП, некоторые платформы могут принимать НЭП, а также имеются те, которые позволяют использовать ПЭП. Поэтому перед участием в торгах целесообразно проверить требования платформы.
Доступ к госуслугам
Процесс взаимодействия предприятий с государственными органами также претерпевает цифровую трансформацию благодаря ЭДО. На порталах государственных услуг можно запросить выписку из Росреестра о правах на недвижимость, оформить регистрацию товарного знака или подать жалобу на действия уполномоченных органов. При наличии квалифицированной электронной подписи компания может воспользоваться широким спектром услуг, предоставляемых на таких порталах, как nalog.ru, rosreestr.ru, fedresurs.ru, gosuslugi.ru и друг.
Федеральные, региональные и муниципальные органы власти, а также ассоциированные с ними организации, обеспечиваются ЭП для использования в СМЭВ.
Цена на ЭЦП для компаний и ООО
Удостоверяющий центр Контур представил ряд тарифных планов для корпоративных клиентов. Цена варьируется в зависимости от типа ЭЦП и потребностей компании:
- Тариф «Базовый»: для сдачи отчетов и работы на порталах налоговой, Госуслуги, Федресурс, Росфинмониторинг, ЛесЕГАИС, ПФР, Росстат других — от 3000 руб.,
- Тариф «Марафон»: абонемент на 24 месяца для сертификата ЭЦП с необходимыми дополнениями, позволяющий участвовать в торгах. Цена — 13900 руб. за 2 года.
- Для участников торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ — от 5900 руб.
Регистрация ЭП для юридического лица
Для приобретения подписи в УЦ требуется следовать указанным ниже инструкциям:
- Уточнить область применения ЭП. Это влияет на выбор типа подписи: обычной, НЭП или КЭП.
- Подать заявку на получение сертификата ЭП.
- Оплатить выбранный тарифный план.
- Подготовить комплект необходимой документации и передать их специалисту УЦ. На сайте Удостоверяющего Центра «Контура» имеется перечень документов.
- Прийти в УЦ лично и получить сертификат.
Запросить сертификат возможно через персональный аккаунт. Это потребует использования носителя для ключа, выданного в Удостоверяющем Центре. Заметим, что для сертификата ЕГАИС Алкоголь требуются только специализированные носители с интегрированным криптографическим средством, такие как Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 SE.
