Все о закрытых аукционах

Разновидности закрытых аукционов

Закрытый аукцион может быть проведен в двух видах: на бумаге и в электронном формате.

У участников закрытых аукционов есть уникальная возможность приобрести необычные товары, не широкого потребления. К таким продуктам относятся: товары с гостайной, продукция оборонно-промышленного сектора, товары, относящиеся к сфере космоса.

Проведение закрытого аукционов в очном формате, с использованием стандартных, бумажных документов предусмотрено в обязательном порядке только для продуктов и услуг с гостайной. Все остальные товары могут продаваться на закрытом онлайн-аукционе.

Для закрытых аукционов в электронном формате существуют специальные, предназначенные для этого ЭТП. На них заказчики могут соединять необходимые им товары в определенные лоты. В целом проведение закрытого аукциона соответствует тем же правилам, что и проведение открытого. Однако, существует ряд собственных особенностей как для закрытого аукциона в электронном, так и в бумажном виде.

Далее рассмотрим подробнее этапы проведения обоих видов аукционов.

Отправление приглашений

Первый этап в проведении аукционов это- отправление приглашений. Для обоих видов аукционов этот этап схож, единственная разница заключается в формате приглашений. Для проведения очных аукционов используют стандартное приглашение на бумаге, а для электронного аукциона понадобится отправить его участникам с помощью оператора специальной онлайн- платформы, а также разместить в ЕИС. Заказчик осуществляет отправку приглашений единовременно всем участникам. Это делается как минимум за 7 рабочих дней до истечения сроков подачи заявок.

Информация, содержащаяся в приглашении на закрытый аукцион идентична той, что присутствует в приглашении на открытый аукцион. Необходимо прописать там требования для участников аукциона, дать общее описание объекта закупки, а также установить четкие условия сделки и исполнения контракта.

Кроме вышеперечисленных требований, приглашение к участию в закрытом аукционе, может содержать следующие дополнительные сведения:

• Точный адрес платформы, на которой будут проводиться торги;
• Правила для направления запросов, знакомства с необходимыми документами и их предоставление. А также правила оплаты, если она потребуется.

Отправка запросов

Далее следует этап, подразумевающие отправку запросов. У тех, кто получил приглашение для участия в закрытом аукционе имеется возможность отправить заказчику специальный запрос на ознакомление с необходимыми бумагами. Данное право доступно лишь для проведения аукциона в бумажном виде. Кроме того, существует ряд нюансов для применения этого права:

• Запрос на знакомство с необходимой документацией нужно отправить максимум за 4 дня до конца приема заявок. Заказчик, в свою очередь. При поступлении такого запроса обязуется предоставить саму информацию или открыть доступ к ней в течении двух дней после получения соответствующего запроса. Также, стоит заметить, что данная функция может быть платной.
• Для онлайн-аукционов срок подачи запроса меньше- всего 3 дня после получения приглашения.

После того, как заказчику поступят подобные запросы, у него есть двое суток, чтобы проверить их правомерность. Если, все данные соответствуют требованиям, происходит процесс формирования протокола о рассмотрении поступивших запросов. Затем протокол загружается в ЕИС.

Стоит отметить, что правом на ознакомление с документами, есть лишь у тех поставщиков, которые подали корректные запросы, а также обеспечивают соблюдение всех остальных требований.

Внесение корректировок в приглашение и сопутствующие документы

Заказчик также имеет возможность внести необходимые корректировки и изменения в документы. Однако стоит учесть, что сделать это нужно в определенный срок. А именно, он обязан оповестить участников как минимум за одни сутки до того, как прекратится прием заявок. Если такое происходит, соответственно увеличивается срок подачи заявок.

Стороны торгов осуществляют обмен информацией через ЕИС и ЭТП, если речь идет об электронном аукционе. А если подразумевается бумажный аукцион информацией делятся с помощью отправки писем.

Запрос на разъяснение документации

Кроме того, у каждого участника торгов есть право запросить у заказчика разъяснение любой информации касательно приглашений или имеющейся документации. Всего каждый участник может отправить три таких запроса в рамках одного электронного закрытого аукциона. Также стоит отметить, что запрос необходимо подать как минимум за три дня до окончания приема заявок. Заказчик, в свою очередь должен выслать участнику ответ с объяснениями в течении двух рабочих дней с момента получения запроса. В зависимости от вида аукциона ответ предоставляется в бумажном или электронном виде.

Подача заявок

Право на подачу заявки на принятие участия в закрытом аукционе на бумаге есть лишь у тех поставщиков, которые получили соответствующее приглашение. А для участия в электронном аукционе помимо приглашения у поставщика должна иметься вся необходимая документация.

Информация, содержащаяся в заявке на участие в закрытом аукционе точно такая же как в соответствующей заявке для открытого аукциона. Срок подачи не ограничен, это можно сделать в любое время в рамках указанного срока.

Стоит также отдельно выделить ряж особенностей подачи заявки:

• Если подразумевается участие в закрытом аукционе очно, всем участникам необходимо подать заявку в бумажном виде, в специальном закрытом конверте. А также вместе с заявкой нужно отправить всю необходимую документацию. Все листы следует прошить, скрепить и пронумеровать. Кроме того, необходимо, чтобы на заявке присутствовала подпись руководителя, а в конверт следует вложить опись содержимого. Заказчик фиксирует все полученные заявки, и выдает участникам соответствующую расписку.
• Участники закрытого электронного аукциона представляют свои заявки в удобной для обработки форме, которую оператор специализированной электронной торговой площадки принимает и передает на рассмотрение комиссии заказчика по завершении торгов. Часть информации в заявке автоматически заполняется из реестра участников закупок, схожий с принципом открытых аукционов.

Иногда для подтверждения участия в закрытых электронных закупках необходимо внести плату. Деньги перечисляются на специальные, предназначенные для этого счета. В случае участия в закрытых бумажных закупках необходимая сумма вносится на указанный в документах счет.

Согласно основному закону о госзакупках, участник имеет право подать только одну заявку и может отозвать ее до окончания срока подачи. В случае обеспечения заявки денежными средствами, они будут возвращены в течение 5 рабочих дней. Заявки, поступившие после установленного срока, не будут рассмотрены и будут возвращены участнику.

Рассмотрение заявок в аукционе «на бумаге»

Если торги происходят в очном режиме, перед их начало заказчик в обязательном порядке сопоставляет правильность поданных заявок с соответствующей документацией. А по окончанию этапа приема заявок на участие в аукционе, специальная, собранная заказчиком комиссия, анализирует каждую поступившую заявку, обрабатывает и принимает финальное решение о ее соответствии. На рассмотрение всех поступивших заявок у членов комиссии есть 10 рабочих дней после окончания приема.

После того, как будут приняты решения по всем заявкам, каждый член комиссии ставит свою роспись и бумаги с результатами рассылаются всем участникам.

Процесс торгов в закрытом аукционе в бумажном виде

Те, чьи заявки были полностью одобрены и соответствовали всем необходимым требованиям становятся полноценными участниками торгов. Весь процесс происходит в специальном зале для проведения аукционов, который был заранее выбран заказчиком, с обязательным присутствием комиссии заказчика.

Первым этапом начала процесса торгов является регистрация участников аукциона. Если на аукционе будет представлено более одного лота, то каждого участника регистрируют на участие в торгах по конкретному, выбранному лоту. Также в процессе регистрации, каждый получает карточку с собственным уникальным номером.

Затем члены комиссии путем голосования выбирают одного из участников данной комиссии для проведения аукциона. Когда кандидат найден, начинается аукцион. Сначала объявляется номер лота при необходимости, максимальная стоимость и сам объект торгов.

Затем те из участников, кто согласен заключить контракт на объявленную сумму поднимают свои карточки. Далее аукционист постепенно занижает цену, а участники снова поднимают карточки при готовности заключить контракт. И так происходит, пока не будет найден участник, который согласен на наименьшую сумму заключения контракта и соответствует всем имеющимся условиям.

В начале торгов текущую минимальную стоимость сбавляют на 5% от первоначальной стоимости. Если после трех объявлений ни один участник не сделал ставку, сумму снижают еще на 0,5%.
Если во время аукциона цена контракта упадет до 0,5% от начальной цены, то участники перейдут через ноль, а значит аукцион будет проведен с целью заключения контракта.

Аукцион завершается, если после троекратного объявления аукционистом цены контракта никто не поднял карточку для снижения стоимости. В этом случае аукционист объявляет о завершении торгов и оглашает номер карточки поставщика, выигравшего аукцион.

Подведение итогов закрытого аукциона в бумажном виде

Когда аукцион закончится, каждая поданная заявка получает свой собственный номер. Номер распределяются от самого минимального до самого дорогостоящего предложения. В случае, если целью проведения аукциона было получение права на заключение какого-либо контракта, то после того, как стоимость контракта будет менее 0,5%, участники получают номера в убывающем порядке.

Победитель получает номер один. Последующие участники по убыванию предложения. Если несколько участников предложили одинаковую стоимость или вовсе не подали своего ценового предложения, то заявка, отправленная раньше получает наименьший номер.

После того, как все заявки получили свои номера, заказчик приступает к подведению итогов и составлению соответствующего протокола. На этом протоколе в обязательном порядке ставит подпись каждый член комиссии, а также представитель. Протокол направляется в ФАС, а каждый участник торгов, получает оповещение об итогах, проведенного аукциона.

Итоговый протокол включает в себя следующие сведения:

• Точное местоположение проведения торгов, а также дату и время длительности.
• Информацию о присвоенных заявкам номерам.
• Итоговое заключение о стоимости заключенного контракта.
• Мнение и принятое решение каждого из членов комиссии по каждой поданной заявке.
• Данные о несостоявшемся аукционе при необходимости.

Процесс торгов на закрытом аукционе в онлайн-формате

После того, как закончится срок подачи заявок на участие в электронном закрытом аукционе, необходимо подождать всего два часа, и начнется сам процесс торгов. Принцип проведения торгов в закрытом онлайн аукционе абсолютно идентичен принципу проведения открытого. Снижение стоимости происходит поочередно, начиная с 0,5%. Когда аукцион будет окончен, происходит повторная торговля.

В случае, если от кого-либо из участников не поступило предложения о стоимости или же он вообще не пришел на аукцион, по умолчанию считается, что он предложил сумму равную начальной.

Подведение итогов закрытого аукциона в онлайн-формат

После того, как электронные торги подойдут к концу, протокол также будет создан очень быстро, в течении одно часа после окончания. Его формирует оператор ЭТП, а после этого посылает его заказчику вместе со всей необходимой документацией. Он же оповещает всех о результатах торгов.

Заказчик выполняет следующие функции:

• Анализирует все имеющиеся заявки, файлы и прочую документацию. А также принимает ключевое решение о возможности признания заявки.
• Проставляет нумерацию полученных заявок, начиная от самой низкой цины до самой высокой. Победитель аукциона числится под первым номером.

Окончательный протокол, в котором содержится вся информация о результатах торгов на закрытом аукционе формируется заказчиком на ЭТП. После подведения итогов, данный протокол выкладывает на платформу ЕИС, а все участники получают соответствующие уведомления.

Запрос разъяснений

Каждый участник имеет право на отправку специального запроса заказчику с просьбой прислать подробные разъяснения о принятом решении по заявке. В зависимости от вида проведения аукциона этот запрос может быть отправлен в бумажном или электронном виде соответственно. При необходимости подачи такого запроса это нужно сделать не позже, чем будет заключен контракт. Разъяснения направляются в течении двух рабочих дней.