Меню

Основы законодательства по ЭДО | Электронный документооборот

На сегодняшний день нет требуемых к применению форматов и форм первичных документов. Организации сами могут разработать формат и сами могут выбрать удобную для визуализации электронного документа форму.

Новости Контур Центр

Основы законодательства по ЭДО


Электронная счет-фактура

Каким требованиям должен соответствовать электронный счет-фактура?

Статья 169 НК РФ позволяет выставлять счет-фактуру в электронном виде при соблюдении условий:

  • — при взаимном согласии сторон (например, принятое приглашение в Диадок)
  • — согласно действующему формату (утверждается приказом ФНС) и порядку (утверждается приказом Минфина/ передача через оператора ЭДО, подписание КЭП)
  • — при наличии всех обязательных реквизитов и сведений.

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат электронного счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ). Благодаря данному приказу стало возможным также формировать УПД в электронном виде.

Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утвердил формат электронного корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Благодаря данному приказу стало возможным формировать корректировочный УПД в электронном виде.

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н утвердил порядок обмена электронными счетами-фактурами по ТКС с применением усиленной КЭП.

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137 утвердило форму и правила заполнения счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, журналов учета счетов фактур и книг покупок/продаж. Этот документ применим для бумажных счетов-фактур. В Приказах ФНС, утвердивших форматы электронных документов, не содержится требований по визуализации счета-фактуры. Диадок визуализирует счет-фактуру согласно данному документу лишь для удобства пользователей.

Электронные первичные документы

Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет выставлять первичные учетные документы в электронном виде.

На сегодняшний день нет требуемых к применению форматов и форм первичных документов. Организации сами могут разработать формат и сами могут выбрать удобную для визуализации электронного документа форму.

Преимуществом использования установленных ФНС форматов для первичных документов является возможность представления таких документов в электронном виде в ответ на требование.

Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утвердил форматы первичных учетных документов, в т. ч. ТОРГ-12 и акт приемки-сдачи работ (услуг). Приказ утратит силу с 01.07.17.

Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ утвердил формат документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (например, ТОРГ-12. Формат может быть использован для других типов первичных документов).

Приказ ФНС от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@ утвердил формат документа о передаче результатов работ (оказании услуг) в электронной форме (например, Акт. Формат может быть использован для других типов первичных документов).

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил рекомендованные форматы ТОРГ-12, Акта, и требуемые форматы счета-фактуры и УПД. Данный формат является универсальным и подходит для создания 3 разных типов документов (счет-фактура, первичный документ, УПД).

Электронный УПД
и особенности формата утвержденного Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@

Бумажный УПД.

Реквизиты счета-фактуры и первичного документа дублируются. Чтобы сократить издержки необходим был единый документ. С правовой точки зрения формировать единый документ, позволяющий оформить факт хозяйственной жизни и учесть НДС, а также снизить издержки на обработку информации стало возможным после вступления в силу Федерального закона №402-ФЗ «О Бухгалтерском учете» в конце 2011 года, который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов. При этом в едином документе должны присутствовать обязательные реквизиты 169 ст. НК РФ (для счета-фактуры) и 9 ст. 402-ФЗ (для первичных документов).

Спустя 2 года ФНС опубликовала Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры“. Письмо было необходимо ФНС, чтобы показать свою позицию, успокоить налогоплательщиков.

Другими словами, можно дополнять счет-фактуру реквизитами первичных документов, использовать такой документ в хозяйственных операциях и бухгалтерском учете.

Спустя еще 1 год ФНС опубликовала Письмо ФНС РФ от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа»

Электронный УПД.

Возможность работать с формализованными электронными УПД появилась в 2016 году, благодаря Приказу ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (Далее Приказ №155) «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».

Утвержденный формат, позволяет создать 3 разных типа документов (счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12 или Акт) или УПД), при этом на назначение документа указывает его функция, которую необходимо указать при формировании XML-файла документа.  Благодаря указанной функции оператор ЭДО понимает какой документ передается.

Разница между форматом и формой простыми словами здесь (https://wiki.skbkontur.ru/pages/viewpage.action?pageId=179048586)

Участники ЭДО, использующие один формат для формирования разных типов документов, экономят время и трудовые ресурсы при поддержке одного формата, ускоряют запуск ЭДО.

Сравнение форматов и информация о том, какой формат выбрать здесь https://wiki.skbkontur.ru/pages/viewpage.action?pageId=183906193

Какие еще документы можно перевести в электронный вид

Электронный документ будет иметь юридическую значимость, если будут выполнены следующие требования к документу.

Показатель Требование
Нормативный акт Отсутствие запрета на выставление, передачу и хранение документа в электронном виде
Содержимое и форма Документ содержит все необходимые реквизиты и составлен в соответствии с требованиями налогового и бухгалтерского учета
Формат Документ составлен в соответствии с электронным форматом без ошибок в структуре файла (при наличии требуемого формата)
Порядок передачи Соблюдение порядка выставления и получения документа
Подписи Документ подписан соответствующим типом электронной подписи
Соглашение сторон Стороны согласны работать с электронными документами — в Диадоке это выражается принятием приглашения.
Ниже список документов, которые можно смело переводить в электронный вид.
  • — Договоры
  • — Спецификации
  • — Гарантийные письма
  • — Сертификаты
  • — Протоколы разногласий
  • — Любые акты
  • — Счета
  • — Заявки
  • — Заверенные КЭП любые копии документов.

Более полный список здесь http://www.diadoc.ru/docs/laws/doctypes

Исправление, корректировка и аннулирование электронных документов

Корректировка и исправление

Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утвердил формат электронного корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

В Диадоке реализована возможность запроса и создания корректировочного и исправленного счетов-фактур, УПД.

Чем отличается корректировка от исправления?

Корректировка необходима, если после отгрузки по договоренности сторон:

  • — увеличена или уменьшена стоимость товаров (работ, услуг),
  • — увеличено или уменьшено количество товаров (работ, услуг);
  • — покупатель, который не является плательщиком НДС или освобожден от обязанностей плательщика НДС, возвращает часть товара.

Исправление документа – это по сути выставление нового документа, исключающего ошибки, опечатки в реквизитах документа.

При исправлении или корректировке ошибочный документ не нужно аннулировать.

Аннулирование

В Диадок участники ЭДО могут также аннулировать документ по взаимному согласию или единолично, если принимающая сторона еще не подписала документ или не подписала извещение о получении документа (относится к документам, которые не требуют подписания принимающей стороны – счетам-фактурам).

В противном случае необходимо согласие обеих сторон на аннулирование документа. Аннулирование электронного документа равнозначно уничтожению бумажного документа. Аннулированный документ не попадает в книги покупок/продаж. При запросе аннулирования документа в Диадоке формируется соглашение об аннулировании конкретного документа, которое подписывает организация, запрашивающая аннулирование и при согласии подписывает принимающая сторона. Поэтому, если организация не согласна с аннулированием, она может не подписывать соглашение и документ не будет аннулирован и будет продолжать иметь юридическую значимость.

Представление электронных документов в суд

п.3 ст.75 арбитражного процессуального кодекса (АПК) РФ разрешает использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

п.7 ст. 4 АПК РФ – исковое заявление, заявление, жалоба  представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 утвердил порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

Согласно Порядку в суд в электронном виде можно предоставить

  • — Сканы документов (речь про изначально бумажные документы) в виде PDF, которые заверяются КЭП при подаче в суд.
  • — Электронные документы в файлах:
  • — PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT — для документов с текстовым содержанием
  • — PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF — для документов с графическим содержанием

XML-файлы электронных документов суд не примет, т.к. не сможет прочитать. Остается только распечатать печатную форму таких документов, заверить и уже скан отправлять в суд.

С более подробной информацией о подаче документов в суд можно ознакомиться в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252

Другие нормативные акты

Письмо Минфина РФ от 13.01.2016 № 03—03-06/1/259 поясняет, что ЭСФ не нужно распечатывать для хранения.

Письмо Минфина РФ от 25.01.2016 № 03-07-11/2722 поясняет, что нарушение пятидневного срока выставления СФ не влечет за собой отказ в вычете по НДС.

Письмо Минфина РФ от 27.07.2015 № 03-03-05/42971 поясняет, что акты по длящимся услугам, выставленные в следующем периоде, можно относить к закрытому периоду.


Источник: diadoc.com

Нет времени разбираться?
Отправь заявку!