Недостача при инвентаризации. Как быть?

Случаи возникновения недостачи

Владелец бизнеса имеет возможность самостоятельно определять регулярность проведения инвентаризации в магазине. Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с утвержденным графиком. График формирует и утверждает директор магазина, например, раз в месяц или раз в три месяца. Если у владельца имеются какие-либо подозрения относительно количества товара, например предположение о том, что часть продукции была украдена, он может провести внеплановую инвентаризацию. Однако при проведении любого вида инвентаризации, как по графику, так и внеплановой, можно обнаружить, что товара не хватает.

Таким образом недостача товара в магазине может возникать по ряду причин:

• Ошибки в процессе учета товара. Это наиболее распространенная ситуация, когда количество продуктов «на бумаге» и в реальности отличается. Часто это происходит из-за того, что продавец путает сорта фруктов или овощей. Следовательно, одних продуктов продано больше, чем указано в учетке, а других наоборот меньше. Также не редки случаи, когда некоторые товары не своевременно отмечают в балансе. То есть поставку принимают, но документы на учет ставят не сразу.
• Кражи. К сожалению, воровство тоже нередкое явление. Зачастую выявляют факты кражи как со стороны сотрудников, так и со стороны покупателей. Бывает, что продавец пробивает товары мимо кассы, а деньги кладет к себе в кошелек. В любом случае в данной ситуации, владельцу необходимо провести внутренне расследование или же обратиться в полицию.
• Товар пришел в ненадлежащий вид, просрочен. В такой ситуации данные о количестве товара совпадают. Однако, продавцам следует списать просроченный и непригодный к продаже товар с остатков.

Процесс оформления недостачи

В случае выявления недостачи, владелец не имеет права просто взять и повесить вину на работников. Взыскав с них ущерб. Необходимо точно определить причину недостачи, доказать ее и только тогда, если недостача произошла в результате краж, деньги можно списать с виновных, а если причина заключается в ошибках при ведении товароучета, нужно провести соответствующую корректировку.

Возможность естественной убыли товаров

Если при проведении проверки товара по весу выявлена недостача, и его реальная масса меньше, чем в документах. В такой ситуации сперва стоит определить относится ли данный товар к тем, для которых возможна естественная убыль, например замороженные продукты (творог, сыры). Так, если товар попал в данную категорию, а размер недостачи находится в рамках нормы, никакой вины сотрудников в этом нет.

Недостачу могут списывать двумя способами:

• В расходы — когда недостача обусловлена просрочкой, нормами естественной убыли и другими факторами, не зависящими от действий персонала. В таком случае в недостаче никто не виноват.
• С виновных — если есть факт, подтверждающий вину того или иного человека. удается установить и доказать вину конкретных лиц. Виновными могут быть как сотрудники магазина, так посетители. и посторонние лица. Если вина не установлена и доказательств недостаточно, недостача будет списана в соответствии с первым способом, то есть в расходы.

Далее приведем список необходимых для оформления документов при выявлении факта недостачи, а также при наличии доказательств о виновности конкретных лиц.

Составление инвентаризационной описи

Эта процедура может быть проведена до начала инвентаризации. Применяется специальный документ, в котором содержится полный перечень имущества компании, которое необходимо проинспектировать, например товары на складе и в самом магазине. Решение о том, кто будет составлять список, принимает сама компания: например, организация устанавливает, что составление описи возлагается на бухгалтерию магазина, которая выдает его сотрудникам перед началом инвентаризации. А в случае отсутствия бухгалтера, список может быть составлен кем-то из персонала, как в электронном виде, так и вручную.

Форма описи. Существуют стандартизированные формы инвентаризационных описей. Учет продукции реализуется в соответствии с формами по товарно-материальным ценностям инв-3. Представители компании могут воспользоваться готовым шаблоном описи, а также могут сформировать и утвердить свой собственный.

Как заполнить. Инвентаризационная опись может быть с указанием остатков товаров или без. Первый вариант упрощает подсчет расхождений, а второй исключает возможность утаивания информации о наличии недостачи или излишков. Во избежание различных ошибок и недочетов, лучше всегда прописывать полное наименование каждого товара.

При проведении инвентаризации необходимо составлять опись товаров с указанием их наименования и количества. Важно, чтобы наименования товаров и их единицы измерения соответствовали данным из каталога учетной системы компании. Описи составляются по материально ответственным лицам и местам хранения товаров. Материально ответственное лицо, в данном случае, является сотрудником, ответственным за имущество компании. Отклонения от данных учетной системы фиксируются в описи в ходе инвентаризации. Количество описей должно быть не менее двух: одна для бухгалтерии и одна для материально ответственного лица. Первоначально можно распечатать один экземпляр описи, а затем добавить необходимое количество копий для оформления документов после завершения инвентаризации.

При возникновении ошибок в описи необходимо внести правки во все копии, зачеркнув неверные данные и подписав правильную информацию сверху. Участники инвентаризации и материально ответственные лица должны быть проинформированы о внесенных исправлениях и подписать их. При наличии пустых строк в конце списка необходимо поставить прочерки.

Затем, вторым шагом необходимо сделать сличительную ведомость

Этот документ предназначен для фиксации расхождений с учетными данными, включая недостачу товаров. Утверждена унифицированная форма № инв-19 Госкомстатом для учета товарно-материальных ценностей, но магазин может использовать свой вариант бланка. Заполнение формы включает подсчет суммы недостачи с учетом бухгалтерской оценки и приложение расчета потерь в случае естественной убыли. При обнаружении повреждений следует внести соответствующую информацию из актов о порче или списании торг-15 и торг-16 в сличительную ведомость. В некоторых бухгалтерских программах сличительная ведомость формируется автоматически при изменениях в системе товароучета.

Сначала бухгалтер проверяет правильность заполнения сличительной ведомости, а затем ставит на ней подпись.

На третьем шаге происходит формирование ведомости учета результатов инвентаризации

Данный документ заполняется в соответствии с утвержденной формой- ИНВ-26.

После того как все продукты подсчитаны работники приступают к заполнению ведомости учёта результатов инвентаризации. В ведомость вносится информация об избыточных суммах, а также о недостачах в соответствии с бухгалтерскими книгами. Кроме того, в обязательном порядке указывается причина недостачи, например неправильное составление ведомости.

В данном документе необходимо наличие подписи руководителя организации главного бухгалтера, а также председателя инвентаризационной комиссии.

Четвертый шаг.  Внесение данных в налоговой и бухгалтерский учёт

Здесь все зависит от конкретной ситуации. Недостача может быть в пределах нормы, а может сильно её превышать причины недостачи может быть кража, а может быть пересортица.

Взыскание недостачи с материально ответственных лиц

В случае, когда в магазине выявлена сильная недостача, первое, что нужно сделать это собрать объяснительные материалы с материально ответственных лиц (далее МОЛ).  Данные лица несут ответственность за имущество компании как материальное, так и не материальное. Предварительно с ними заключается специальный договор, в котором прописано, что они несут материальную ответственность за собственность организации.  Так, продавец-кассир отвечает за деньги, которые хранятся в кассе.  Таким образом, если недостача произошла по вине ответственного лица, недостача списывается с него.  Само собой для начала это необходимо доказать.

В объяснительной записке, которая составляется МОЛ, необходимо чётко и подробно описать произошедшую ситуацию. Сотрудник прописывает, что, где и когда произошло, по чьей вине это случилось, что он предпринял для предотвращения действий. МОЛ подписывает данную объяснительную записку и ставит на ней дату.

После этого собирается инвентаризационная комиссия. Члены данной комиссии принимают решения, кто виновен в произошедшем недостачи, мол или кто-либо другой. По итогам, виновное лицо или лица будут нести материальную ответственность за недостачу.

В случае если, виновный не найден или для доказательства вины не хватает аргументов, недостача списывают расходы компании. По окончанию заседания инвентаризационной комиссии, издается специальный указ. В нём содержится все итоги проведённой процедуры.

Стоит отметить, что, если соответственным за имущество лицом не было заключено соответствующего договора, руководство не может списать с него убытки.  Однако, есть случаи, когда недостачу с него списать всё-таки можно:

• Намеренный ущерб и имуществу компаний,
• Причинение вреда собственности компании в состоянии алкогольного опьянения,
• Подтверждённой в суде поступок, за который лицо несёт уголовную или административную ответственность,
• Случаи разглашение коммерческой тайны.

В Вышеперечисленных случаях можно списать полную или частичную стоимость причинения вреда с сотрудника, который несёт материальную ответственность за имущество компании в соответствии с договором, даже если эта сумма выше среднего заработка сотрудника за месяц.

В иных случаях при наличии договора сотрудника, несущим материальную ответственность, недостача может быть взыскана с него только в рамках среднемесячного заработка.

Итак, ниже приведём алгоритм привлечения сотрудника к ответственности за недостачу товара:

• Первым делом необходимо установить и прописать сумму причинённого ущерба. Это делается с помощью перечисленных в данной статье документов.
• Затем следует оформить приказ о проведении специального расследования внутри компании в связи с недостачей денежных средств. После чего собирается инвентаризационная комиссия. В неё должно входить не менее трёх сотрудников компании, как правило членами данной комиссии являются бухгалтера и сотрудники кадрового отдела.
• После чего, лицо, которое несёт материальную ответственность за имущество компании должно предоставить объяснительную записку в свободной форме или же оформить специальный акт, в котором прописан отказ давать какие-либо объяснения.
• Следующим шагом является проведение внутреннего расследования в компании, а также формирование акта об итогах данного расследования.
• Последним шагом является издание специального приказа, в котором прописаны все аспекты взыскания денежных средств с ответственного работника.  Если виновный отказывается возмещать средства следующим шагом является обращение в суд.