Все приезжающие в Россию граждане из-за рубежа обязаны пройти процедуру регистрации по фактическому месту жительства. Студенты, включая студентов-иностранцев, чаще всего обитают в общежитиях своих учебных заведений, и в таком случае учебное учреждение является ответственным за этот процесс. Но как быть, если граждане из-за рубежа, прибывший для обучения, решает остановиться в гостинице, хостеле или апартаментах? Мы рассмотрим особенности регистрации студента в миграционных органах, перечислим необходимые документы и расскажем, как Контур.Отель может помочь в этом процессе.
Какие ключевые аспекты следует учитывать при регистрации студента
Если иностранный студент выбрал отель или хостел в качестве места проживания, даже при приглашении от университета, то именно эти места размещения считаются ответственными за регистрацию иностранного студента в миграционных органах, а также за последующее его снятие с учета.
Каковы дедлайны для предоставления документов студентом
Отель или хостел обязаны предоставить документы для регистрации в МВД в течение одного рабочего дня после прибытия гостя, и это правило распространяется на всех постояльцев в соответствии со статьей 20 Федерального закона No 109-ФЗ, без исключений.
Кроме того, отель должен выполнить процедуру снятия иностранного гражданина с миграционного учета не позднее 12: 00 следующего рабочего дня после его отъезда.
Какие могут быть варианты наказаний в данном случае
Штраф в размере от 400 000₽ до 500 000₽ будет наложен на юридическое лицо, если оно не выполнило своевременную регистрацию или снятие с учета гражданина из-за рубежа, и это наказание применяется отдельно к каждому иностранцу.
Правовым лицам грозит штраф в размере от 3000₽ до 5000₽ в случае предоставления неполных или искаженных сведений.
Какие документы требуются для оформления миграционной регистрации студента в гостинице?
По прибытии в гостиницу, иностранный студент обязан предъявить три неотъемлимых документа администратору:
- Паспорт или другой документ, подтверждающий личность
- Миграционную карту, где в графе «Цель визита» отмечено «Учеба».
- Если посетитель прибыл из страны, для граждан которой необходима виза, то также требуется наличие визы.
Без наличия указанных документов администратор не имеет возможности произвести заселение студента. Какие другие документы могут потребоваться у гостя:
- Один из возможных документов — разрешение на временное проживание для целях обучения.
- Вид на жительство.
- Необходимо также предоставить отрывную часть оповещения с крайнего адреса, на котором гражданин из-за рубежа ранее находился на миграционном учете.
У студента, только что прибывшего в Россию, может не быть данной документации, так как они получаются иностранцами, прожившими здесь некоторое время, и в таких случаях их также стоит запросить.
Каким образом проводится процедура регистрации студента?
Администрация гостиницы или хостела, в котором проживает студент-иностранец, обязана составить отдельное оповещение для каждого гражданина из других стран в соответствии с утвержденной формой оповещения о прибытии, установленной Приказом МВД России No 856 от 10.12.2020 (редакция от 16.11.2022).
Согласно установленным правилам, при заселении иностранца отель обязан выдать ему отрывную часть оповещения о прибытии. Администратор отеля, осуществляя заполнение уведомления, должен внести на нем пометку о принятии, либо воспользоваться сервисом Контур.Отель для распечатки отрывной части и передачи ее гостю.
Подтверждение приема уведомления выполняется при помощи индивидуального печатного штампа, который был утвержден в соответствии с Приказом Минспорттуризма РФ No 144 от 02.04.2009. Каждый отель обязан заказать такой штамп, который разрабатывается по установленному образцу, независимо. В Приказе также четко определен порядок, согласно которому этот штамп должен быть проставлен: например, дату и подпись на штампе администратор ставит непосредственно в момент регистрации гостя при заселении.
Передачу пакета документации в МВД можно осуществить как в письменной, так и в цифровой форме.
Перечень обязательной документации для предоставления в письменном виде:
- Паспорт сотрудника, подающего оповещение в МВД (+ в некоторых регионах требуют доверенность от компании).
- Оповещение о прибытии иностранного посетителя.
- Дубликат паспорта гостя.
- Дубликат миграционной карты гостя.
- Дубликат визы гостя (в случае его приезда из страны, для граждан которой требуется виза).
- Документация на жилье (свидетельство о праве собственности или контракт аренды).
Следует обратить внимание на то, что хостел обязан подготовить два дубликата документации: первый направляется в МВД в течение одного рабочего дня, а второй сохраняется в архиве у хостела на протяжении одного года.
Список документов, необходимых для предоставления в цифровом формате, ограничен, поскольку документы подтверждаются с использованием электронной подписи, и документация на проживание в гостинице была предоставлена в МВД при заключении соглашения. Гостиница проводит заполнение и подготовку следующих документов:
- Оповещение о прибытии иностранного посетителя.
- Сканы паспорта, миграционной карты и визы.
После отправки информации в МВД отель также обязан хранить эти документы в своем архиве в течение одного года. Однако для удобства передачи данных о регистрации рекомендуется использовать сервис «Контур.Отель», который позволяет администратору отправить пакет документации в миг, всего одним кликом. Дополнительно, информация будет архивирована в вашей базе данных гостей, что существенно облегчит процесс повторной регистрации. Это может быть особенно полезно для студентов, о чем мы подробнее рассмотрим в дальнейшем.
Особенности визового режима
Процесс регистрации посетителей из стран с визовым режимом и без оного имеет некоторые различия.
1. В случае отсутствия необходимости в визе:
Иностранным студентам — Азербайджанцам, Армянам, Белорусам, Казахстанцам, Киргизам, Молдаванам, Таджикистанцам и Узбекистанцам для учебы в России не требуется получение учебной визы. Согласно Федеральному закону No 115-ФЗ, студентам из страны без визового режима можно временно зарегистрировать сначала на 1 квартал. В течение этого периода студент должен продлить свой срок пребывания в России и получить необходимую отметку о продлении в миграционной карте.
Согласно Федеральному закону No 115-ФЗ, процедура продления срока временного пребывания иностранных студентов осуществляется через учебное заведение. В случае, если студент проживает в общежитии, университет проводит одновременно продление срока пребывания и оформление миграционного учета. Если студент проживает в хостеле, то существует две альтернативы:
Вначале учебное заведение представляет документацию на продление, и миграционная карта иностранца получает соответствующую отметку. После этого хостел регистрирует его на миграционном учете в письменной или цифровой форме.
Готовый комплект документов для продления, предоставленный учебным заведением, передается непосредственно студенту. Впоследствии, совместно с представителем хостела, студент направляется в МВД для оформления продления срока пребывания в миграционной карте и регистрации на миграционном учете.
Целесообразно связаться с МВД вашего региона для уточнения конкретной процедуры продления срока пребывания студентов в вашем районе.
2. Если виза нужна:
Студента из страны, гражданам которой требуется виза, можно зарегистрировать на миграционном учете только на период, соответствующий сроку действия его визы.
Первая виза всегда ограничена сроком до 3 месяцев. Этот период предоставляется иностранцу с целью приезда в Россию, официального поступления в учебное заведение и подготовки всех необходимых документов для получения долгосрочной учебной визы.
Когда студент продлевает свою учебную визу (как правило, МВД выдает визу на год), гостиница должна повторно зарегистрировать его на миграционном учете, и это происходит на основе новой визы. При этом возможна ситуация, когда миграционная карта остается просроченной, но это нормально, поскольку правилами МВД не предусматривается продление миграционной карты вместе с продлением визы.
Специфические ситуации
В принципе, процесс регистрации студента на миграционном учете выглядит ясным и логичным. Однако в некоторых особых ситуациях и с учетом исключений, возникающих время от времени, могут возникать вопросы у администраторов. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Студент прибыл в гостиницу на выходные и просит не проводить для него регистрацию
Понять студента можно, поскольку после регистрации в гостинице могут возникнуть трудности с его основной регистрацией, особенно если она была оформлена на проживание в квартире или общежитии. В таком случае, новая регистрация в гостинице аннулирует основную регистрацию в день ее появления в базе данных МВД. К сожалению, изменения, внесенные в статью 23 Федерального закона No 109-ФЗ, касающиеся сохранения регистрации, на данный момент не действуют. Гостиница не имеет возможности удовлетворить запрос своего гостя в этом вопросе, так как непроведение регистрации иностранца может повлечь за собой наложение штрафа в размере до полумиллиона рублей в соответствии со статьей 18.9 частью 4 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Когда студент вернется обратно в квартиру или общежитие, необходимо проверить в МВД, осталась ли в силе его долгосрочная регистрация или она была аннулирована. В случае аннулирования, необходимо провести процедуру восстановления регистрации.
Студент отправился на каникулы в другой город России и теперь вернулся в «свой» хостел.
Поскольку студент временно покинул гостиницу или хостел, администрации необходимо сначала снять его с миграционного учета. При его возвращении следует провести повторную регистрацию.
Студент заболел и был госпитализирован в больницу
Гостиница или хостел обязаны снять иностранного студента с миграционного учета и после его выздоровления и выписки из больницы провести повторную регистрацию.
Студент покинул гостиницу, и на данный момент нет связи с ним
Гостиница обязана в соответствии с общими правилами предоставить оповещение о снятии иностранного гражданина с миграционного учета до 12: 00 следующего рабочего дня после его выезда. В случае, если гость позднее возвращается, его можно повторно зарегистрировать на учете.
Студент отправился на каникулы в другую страну, пересекая границу России
Как только иностранный студент покидает пределы России, его регистрация становится недействительной, поскольку информация о его выезде передается пограничниками в базу данных МВД. Тем не менее, гостинице всё равно предстоит выполнить обязанность снять иностранного гостя с миграционного учета. По возвращении студента, необходимо повторно зарегистрировать его на учете.
Повторное оформление документов для одного и того же гостя может быть действительно утомительным и времязатратным процессом. Для оптимизации этой рутины и снижения нагрузки на ваш персонал, рекомендуется внедрить систему автоматизации процессов. Сервис Контур.Отель позволит вам эффективно управлять всеми необходимыми данными о постояльцах и легко формировать требуемые документы для представления в МВД. Процесс подписи и отправки занимает всего несколько секунд, когда вы используете Контур.Отель.
Действительно, высокий штраф за непостановку иностранца на учет может стать серьезным финансовым бременем. Однако, разобравшись в правилах и законах, организация может упростить этот процесс и сделать его рутиной. С учетом ограниченных временных рамок, установленных законом, использование цифровой подачи документации становится более выгодным и эффективным вариантом.
