Неотгуленный отпуск: Право на денежную компенсацию в 2025 году. Полный гид для работника и работодателя

Законодательная база

Основные нормативно-правовые акты, регулирующие компенсацию за неиспользованный отпуск:

• Трудовой кодекс РФ. В нем прописаны основные нормы по отпускам.
• Федеральный закон № 255ФЗ о «среднем заработке». Документ рассказывает, как правильно рассчитать средний заработок сотрудника.
• Налоговый кодекс РФ. В нем содержатся положения об облагаемом доходе физических лиц, об освобождении от налога определённых выплат, налоговых лимитах.
• КоАП РФ. Регулирует нормы ответственности работодателя за нарушение трудового законодательства.

В каких случаях возможна замена отпуска денежной компенсацией

Заменить заслуженный отдых денежной выплатой можно в двух основных сценариях:

1. При расторжении трудового договора. Это безусловное право сотрудника на получение компенсации за все скопившиеся неиспользованные дни отпуска за весь период работы.
2. В течение трудовой деятельности (без увольнения). Здесь действуют строгие ограничения:
   • Компенсированию подлежат только дни, превышающие основной 28-дневный отпуск. То есть как минимум 28 дней должны быть отгуляны.
   • Инициатива должна исходить от работника и быть оформлена письменным заявлением.
   • Возможность замены должна быть прямо прописана в коллективном или трудовом договоре.
   • Для отдельных категорий сотрудников (беременные, несовершеннолетние, работники во вредных/опасных условиях) такая замена категорически запрещена.

Новая обязанность с 1 марта 2025 года

Если работник в выходной или праздничный день по графику работал и за это был предоставлен дополнительный день отдыха, но не использовал его — такой неиспользованный день отдыха также подлежит денежной компенсации при увольнении. Это расширяет традиционный перечень компенсируемых дней.

Особенности предоставления и использования допотпусков

• Время, когда человек выполнял рабочие обязанности в праздник или выходной. Это должно быть подтверждено документально.
• Если отгул был предоставлен, но не использовался, он должен быть обязательно компенсирован при увольнении.
• Первостепенно всегда учитываются нормы трудовых договоров, а не общего законодательства.

Кто не может получить компенсацию до увольнения

Есть определенные категории работников, которые по закону не могут получать деньги вместо отпуска. Обязательный отдых должны получить:

• Беременные женщины;
• Несовершеннолетние работники;
• Работники предприятий с повышенным уровнем опасности или вредности;
• Лица, подвергшиеся воздействию радиации.

Данные категории сотрудников имею право получить компенсацию только в случае увольнения.

Как рассчитать компенсацию — по шагам

Детальный порядок вычисления суммы компенсации:

Шаг 1. Определение общего числа дней отпуска, полагающихся за период

• Стандартный вариант отпуска включает в себя 28 календарных дней в году.
• При наличии льгот или некоторых других факторов, типа вредности, количество отпускных дней может быть увеличено.
• Определяется количество дней или месяцев в расчетном периоде.

Шаг 2. Определение количества неиспользованных дней

Формула:

Оставшиеся дни отдыха =

(Длительность отпуска ÷ 12) × Количество полных месяцев работы за период права на отпуск

Месяц, в котором сотрудник отработал более половины считается за полный.

Шаг 3. Расчёт среднего дневного заработка

Для вычисления стандартного среднего дохода:

• Берутся доходы работника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором возникает право на отпуск или увольнение. Если организация существует менее года – весь этот период.
• Вычисляется вся сумма дохода за этот период.
• Средний дневной заработок высчитывается по следующей формуле = Общий доход ÷ Календарное число в расчётном периоде (оно равняется 29,3) × 12.

Шаг 4. Вычисление суммы компенсации

Сумма компенсации = Средний дневной заработок × Неиспользованные дни отпуска

Шаг 5. Корректировки и дополнительные условия

• Если течение года были изменения в зарплате, надбавках и выплаченных премиях, их нужно учесть при расчете общего дохода.
• Выплаты, которые не считаются доходом, не учитываются при расчетах.
• Неиспользованные отгулы за работу в выходные или праздничные дни тоже рассчитываются аналогично дням отпуска.

Пример расчётов

Пример 1: Дополнительный отпуск и отгул за праздничный день

• Работник с ненормированным рабочим днём, дополнительный отпуск — 3 дня.
• Работал в праздничный день 01 января, получил право на отгул, но так его и не взял.
• При увольнении оставался неиспользованный отгул 1 день и 2 дня дополнительного отпуска.
• Среднедневной заработок = 2 000 руб

Компенсация:

• Неиспользованный дополнительный отпуск: 2 дня × 2 000 = 4 000 руб.
• Неиспользованный отгул: 1 день × 2 000 = 2 000 руб.
• Итого дополнительная компенсация: 6 000 руб., помимо компенсации за основной отпуск.

Пример 2: работа менее года

• Принят 1 сентября 2024 года, увольняется 1 мая 2025 года.
• Всего проработано 8 месяцев.
• Из основного отпуска (28 дней) использовал 5 дней.
• Общий доход за с сентября 2024 по апрель 2025 — 240 000 руб.

Расчёт:

1. Количество дней отпуска за 8 месяцев = (28 ÷ 12) × 8 ≈ 18,67 дня
2. Неиспользованные дни = 18,67 − 5 ≈ 13,67 дня
3. Среднедневной заработок = 240 000 ÷ (29,3 × 8) ≈ 240 000 ÷ 234,4 ≈ 1 024,5 руб.
4. Компенсация ≈ 1 024,5 × 13,67 ≈ 14 014 руб.

Сроки выплат компенсации

Если выплата полагается при увольнении, она выплачивается вместе с зарплатой в крайний рабочий день сотрудника. Если в этот день сотрудник отсутствует, выплаты предоставляются не позднее следующего дня после предъявления письменного требования о расчёте.

В случае, когда компенсация предоставляется работающему сотруднику, он получает деньги в день выплаты зарплаты.

Налогообложение компенсаций: подлежат ли они НДФЛ

Вопрос налогообложения тех или иных выплат немало волнует как работодателей, так и сотрудников. Компенсации за неотгуленный отпуск облагаются НДФЛ. При чем это касается и основного отпуска, и дополнительного.

Зарплата и выплата денежных средств за отгулы, которые не были использованы тоже облагается налогом.

Немного другая ситуация с выходным пособием. За него уплачивается налог не полностью, а лишь за сумму свыше установленного лимита (стандартно это трехкратный заработок за месяц).

Новые правила с 2025 года

При определении необлагаемой части выходного пособия применяется обновленный способ расчёта среднего месячного заработка: средний дневной заработок умножается на коэффициент 30,4.

Лимиты и виды выплат, не облагаемых НДФЛ, мы рекомендуем систематически сверять с Налоговым кодексом, поскольку они периодически меняются.

Ответственность работодателя

За нарушение правил выплаты компенсаций, работодателю придется понести ответственность в виде штрафа. Его размер зависит от типа организации.

Также пострадавший работник имеет право потребовать компенсацию за каждый день просрочки.

Помимо перечисленных выше штрафов работодатель рискует сильно испортить свою репутацию и привлечь внимание налоговой инспекции.

Практика компенсационных выплат в суде

Конституционный Суд РФ постановил, что право на компенсацию не зависит от давности возникновения такого права — даже если дни отпуска накопились давно и сотрудник долго не требовал компенсации, при увольнении они всё равно должны быть оплачены.

Есть судебные решения, где работодатели недоплатили компенсации за дополнительные отпуска или отгулы. В таком случае дела чаще разрешаются в пользу работников.

Также распространены споры по формуле расчёта среднего заработка: некоторые работодатели исключают премии или надбавки, которые по закону должны быть включены. В таких случая тоже чаще побеждают сотрудники.

Шаблон заявления на компенсацию

Ниже — пример, как может выглядеть заявление работника на получение компенсации части отпуска или отгула:

При увольнении заявление формально не нужно. Право на выплату возникает само собой, по закону. Однако с заявлением процесс компенсации будет проще и быстрее.

Практические рекомендации

Для работников:

• Ведите учёт использованных отпусков и отгулов, сохраняйте записи, приказы, графики.
• Запрашивайте расчёт компенсации письменно, фиксируйте даты.
• Если вам отказывают — требуйте письменный ответ и сохраняйте переписку.
• Знайте свои права: пенсионеры, беременные, работники в опасных условиях — особенно защищены законом.

Для работодателей:

• Проверьте наличие в вашем коллективном или трудовом договоре условия о возможности компенсации части отпуска при работе.
• Обеспечьте правильный учет рабочих дней, отпусков, отгулов, праздничных рабочих смен.
• Используйте корректные формулы расчёта среднего заработка, включайте все выплаты, которые по закону подлежат включению.
• Соблюдайте сроки выплат.
• Подготовьте регламент или инструкцию, чтобы все сотрудники знали, когда и как происходит замена отпуска компенсацией.
• Проводите внутренний аудит по отпускным обязательствам — особенно при смене кадров, увольнениях.

Заключение

Компенсация за неиспользованный отпуск — это не просто формальность, а важное право работника и обязанность работодателя. Нововведения, вступившие в силу с 1 марта 2025 года, расширяют спектр ситуаций, когда денежная компенсация обязательна. Теперь выплату также можно получить за неиспользованные дни отдыха в праздники и выходные.

Ключевые моменты, которые важно помнить:

• Замена отпуска компенсацией возможна при увольнении всегда, за все неиспользованные дни.
• До увольнения — только часть отпуска сверх 28 календарных дней, и только если есть соответствующее условие и письменное заявление, и не относятся к защищённым категориям.
• Средний заработок и количество дней рассчитываются с учётом всех надлежащих выплат и по правилам законов и судебной практики.
• Налоги удерживаются с компенсации, кроме случаев, когда закон предусматривает льготу.
• Ответственность работодателя весьма серьёзная — штрафы, проценты, возможная дисквалификация.

Для работников — понимание своих прав дает возможность отстаивать справедливое отношение, не допускать нарушений. Для работодателей — знание всех нюансов позволяет минимизировать юридические риски, поддерживать репутацию и доверие персонала.