Возможности сервиса Контур Отель

О чем идет речь и почему это важно?

Согласно действующему законодательству РФ все субъекты предпринимательской деятельности, оказывающие гостиничные услуги, обязаны предоставлять отчеты в МВД (в Федеральную миграционную службу) о прибывающих и убывающих постояльцах. Эта норма касается, как зарубежных граждан, так и российских граждан независимо от региона их проживания. То есть даже если в гостиницу заселяется местный житель на одни или несколько суток, информация о нем также должна быть подана в МВД.

Срок подачи данных — сутки с момента заселения постояльца. Такая норма на практике означает, что управляющий гостиничного бизнеса должен организовать практически ежедневную передачу данных в МВД. Это может вызвать определенные сложности и повлечь дополнительные расходы.

Необходимо не только быстро и точно сформировать отчет на бумажном или электронном носителе, но и организовать его доставку. Учитывая сроки подачи данных, существует два доступных способа:

• Ежедневно командировать одного из сотрудников гостиницы для доставки отчета. По факту это отвлекает работника от исполнения его прямых обязанностей, что может негативно сказаться на качестве сервиса и предоставляемых постояльцам услугах. Вводить в штат специально точку для выполнения таких функций, также является нерациональным и затратным.
• Использовать услуги курьерской доставки. Ежедневные услуги такого плана выльются во внушительную статью затрат.

Но самое главное — ни один из этих способов не является гарантией своевременной доставки отчета в контролирующий орган. Диапазон причин этого может быть очень широким — от форс-мажорных обстоятельств с объективными причинами (например, авария и т.д.) до недобросовестности сотрудника или курьера.

Однако большинство этих причин не станут весомым аргументом для контролирующих органов. Нарушение же норм действующего законодательства и не предоставление своевременно данных грозит юрлицу крупными штрафными санкциями:

• за каждого иностранного гражданина — от 400 000 до 500 000 рублей;
• за каждого российского гражданина — до 750 000 рублей.

Чтобы защитить себя от штрафов и прочих неприятностей, мы рекомендуем подключиться к сервису Контур.Отель. Пользователи сервиса имеют возможность отправлять отчетность в МВД в электронном формате. Её доставка осуществляется практически моментально. Поэтому риск начисления штрафа за несвоевременную сдачу отчетности отсутствует.

Сервис обеспечит вам:

• Быструю подготовку уведомлений для МВД. Вносить данные о постояльце в систему вам потребуется всего один раз, когда оформляете его регистрацию. Далее для подготовки отчетности в МВД сервис в соответствующую форму перенесет их автоматически. Изначально эти данные попадают в своеобразный черновик формы уведомления для ФМС. Далее вам необходимо добавить некоторые недостающие данные, например, данные визы для иностранных граждан, и сформировать уведомление. Одно нажатие кнопки «Отправить» моментально выполнит отправку документа в ФМС.
• Уменьшение затрат на доставку. С сервисом Контур.Отель пользователь экономит и средства, и человеческие ресурсы. Если ранее вы использовали для доставки собственных работников, то в конечном итоге это увеличивало расходы.

Каким образом? Сейчас мы это объясним.

Во-первых, вы платили сотруднику его обычную ставку в тот момент, когда он не выполнял своих прямых профессиональных обязанностей. Таким образом, вы не получали квалифицированный труд, но продолжали его оплачивать.

Во-вторых, отрыв сотрудника влиял на качество вашего бизнеса, что в отдельных случаях может снижать и его доходность. Согласитесь, одна несвоевременная уборка, например, может заставить клиента больше не обращаться к услугам этого отеля.

В-третьих, скорей всего, ваш отель располагается не 100 метрах от МВД, а, значит, предстоит компенсировать расходы сотрудника на дорогу. Доставка же служебным транспортом отеля влечет цепочку других расходов (бензин, водитель и т.д.).

Вопрос затрат на услуги курьера, думаем итак всем понятен. Ежедневное обращение к таким услугам с сомнительными гарантиями своевременности доставки выливаются в очень крупную сумму.

1). Отсутствие затрат на хранение данных в бумажном носителе. Использование электронного сервиса является лучшей альтернативой хранения данных на бумажных носителях или локально на компьютере. Для бумажных носителей придется организовать архив и обеспечивать его безопасность. Компьютер сам по себе не может служить надежным местом хранения. Его поломка может привести к полной потере данных. С сервисом вы сможете получать доступ к архиву всех данных в любой удобный момент. Для хранения данных используются специальные сервера с повышенным уровнем защиты, что соответствует действующим законодательным нормам о защите личных данных. Кроме того, регулярно проводится резервное копирование данных. Риск утери данных или попадания их к третьим лицам исключается.

2). Оптимизация работы сотрудников. Вы можете сразу вести учет постояльцев в сервисе Контур.Отель и здесь же формировать уведомления для ФМС. Также можно осуществлять загрузку учетных данных из других учетных программ в форматах xml и csv. Выполнив загрузку полного списка постояльцев в сервис, отправляйте парой кликов массовую отправку данных. Формирование уведомления по постояльцам, покидающим отель, также потребует от сотрудника нескольких кликов. Достаточно выбрать из общего списка отбывающих постояльцев, пометить их, сформировать в один клик уведомление и сразу выполнить отправку в ФМС.

Сервис автоматически выполнит перенос данных с онлайн площадок бронирования в шахматку гостиницы. Вам даже не потребуется заходить в личный кабинет на ресурсе, чтобы выполнить соответствующие действия.

Такая автоматизация, во-первых, экономит порядка 15-20% рабочего времени ответственного сотрудника и позволяет использовать это время на оказание услуг гостям гостиницы, а во-вторых, теперь вы можете не бояться пропустить какую-то бронь и в итоге поселить на забронированные места других гостей.

Связь гостиничной шахматки с ресурсами бронирования напрямую обеспечивает следующие возможности:

• О новой брони информация поступает мгновенно. Как только клиент на площадке бронирует номер или место (актуально для хостелов), данные автоматически появляются в шахматке.
• Все имеющие отношение к номерному фонду сотрудники в любой момент могут получить доступ к актуальной информации о доступных для продажи номерах, с учетом поздних выездов и ранних заездов.
• Забронированный номер автоматически снимается с других площадок, вам не потребуется вносить ручные корректировки.
• Автоматический перенос сервисом брони в шахматку исключает ошибки, связанные с человеческим фактором, когда перенос осуществляется с ошибками и по факту гостиница отмечает у себя бронь на другие номера, или допускаются ошибки по датам заездов.
• Если гость по каким-то своим причинам отменяет бронь, то также не требуются ручные корректировки. Сервис автоматически удаляет бронь из шахмакти и добавляет освободившийся номер в информацию на площадке.
• Изменение цен и тарифов, вносимые в гостинице, автоматически отражаются на площадках бронирования. Обновление информации происходит в автоматическом режиме при каждом внесении руководителем информации об изменении цен в систему.

Настройте детальный список услуг, которые гости смогут получить в гостинице: парковка, организация экскурсий, питание, трансфер и т.д.

• Заполните описание тарифа для каждой из категории номеров с указанием сроков действия этого тарифа.