Характеристики
складского ЭДО

Приём товара

В случае наличия склада в компании, обязательно назначается ответственное лицо за его управление. Все поступающие товары должны сопровождаться необходимыми документами, такими как накладные или приходные ордеры. При приходе товаров проверяется их количество в соответствии с описью. При выявлении расхождений составляется акт расхождений ТОРГ-2. В случае отсутствия расхождений, ответственное лицо ставит электронную подпись, подтверждая правильность поступления товаров.

Оптимизация логистических процессов на предприятии

В ходе работы на складе любой организации может возникнуть необходимость перемещения товара, для чего используется накладная М-11, оформленная в двух копиях, которая затем архивируется. При необходимости инвентаризации формируется указ, комиссия осуществляет проверку в присутствии материально ответственного лица, а результаты направляются в бухгалтерию для формирования отчетности ИНВ-22, -3, -18. Складской электронный документооборот (ЭДО) обеспечивает возможность быстрого переучета и контроля материального состояния склада, позволяя выявить недостаток или избыток товаров, а также обнаружить дефектные детали и актуализировать остатки в бухгалтерских отчетах.

Улучшение клиентского сервиса

На всех этапах работы складского отдела активно используется разнообразная документация, включающая:

• Указание на отгрузку, содержащее информацию о счете и договоре, по которым требуется переместить товары. В указании также прописываются характеристики товаров, их форма, вид, цена и нужное количество;
• Расходная накладная, используемая для оформления отгрузки товаров.

Данные о хранении товара

Важность этой категории документооборота отражена в следующих документах:

• Карточка учета товара Для каждого товара создается лист, на котором регистрируются размер, форма, номерной знак, и передается кладовщику. Этот документ отражает все операции по получению или расходу материала, включая дату, номер ордера, основание для процесса, а также информацию об изменении количества товаров от контрагентов. Карточка завершается электронной подписью и датой.
• Сличительная ведомость содержит информацию о всех инвентаризациях и их результатах. Эти отчеты могут быть запрошены руководителем компании в любое время и хранятся в архиве в течение 5 лет по требованию руководства.

Управление поступлением товаров

Приходные ордера предоставляют возможность оформить поступление товара. Эта документация разрабатывается на основании акта об излишках или накладной. В приходном ордере указывается название компании получателя, имя отправителя, номер и дата оформления, название складского помещения и код счета бухгалтерии. Ордер не является документом строгой отчетности, поэтому его использование компаниями может быть опциональным и зависеть от их собственных предпочтений и политики.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Описанный документ представляет собой транспортную накладную, которая служит для фиксации факта передачи товаров с помощью автотранспорта. Этот документ играет ключевую роль в транспортно-логистическом процессе, поскольку на его основании товары поступают на склад. Транспортная накладная включает множество реквизитов обеих сторон – отправителя и получателя, а также содержит всю необходимую информацию о товарах и их транспортировке.

Товарная накладная (ТН)

Описанный документ — товарная накладная (ТН), составляемая в момент реализации или пополнения запасов. Она отличается от товарно-транспортной накладной (ТТН) отсутствием пункта о перевозке. В товарной накладной не указываются реквизиты и данные о цене продукции, так как ее основной задачей является фиксация факта передачи товара и его количества без учета транспортировки и цены.