Компания S7 сократила цикл документооборота с нескольких дней до часа

Авиакомпания перешла на юридически значимые электронные документы. За счет этого она снизила затраты, ускорила документооборот и избавилась от задержек при оплате счетов.

В холдинг S7 входит более 20 юридических лиц. Все они ведут документооборот друг с другом и с внешними контрагентами. За год на печать первичных документов, порядка 35 000 документов, у холдинга уходило около 140 пачек бумаги. Это не только затраты на печать и доставку, но и ошибки в учетных системах, постоянные сверки, исправления, задержки согласования и оплаты услуг.

Олеся Смирнова
руководитель проектов Директората анализа бизнес-процессов ЗАО «Группа компаний С7»

Бумажные оригиналы от аэропортов зачастую приходили позднее, чем нужно. Мы не могли вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах были некорректны. Это нежелательно как для нас, так и для самих поставщиков. Чтобы решить эти проблемы, мы решили перейти на электронный документооборот

Компании холдинга S7 используют учетные системы 1Си OeBS. Проектная команда, в которую вошли специалисты S7 и оператора ЭДО СКБ Контур, разработала решение, которое стало распределительным центром для документов всего холдинга. На основе данных из учетных систем оно автоматически формирует электронные документы и отправляет их через сервис Контур.Диадок, а также распределяет входящие документы от поставщиков ответственным сотрудникам.

Олеся Смирнова
руководитель проектов Директората анализа бизнес-процессов ЗАО «Группа компаний С7»

Цикл документооборота занимает не более часа вместо нескольких дней. Мы без задержек оплачиваем счета поставщиков. Если раньше экономист обрабатывал счет-фактуру от крупного поставщика два часа, то теперь — 15-20 минут. Очень удобно, что документ, который выставила одна компания холдинга, зеркально отражается в системе другой компании, расхождения исключаются

Ольга Дудкина
руководитель проектов СКБ Контур

У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С — это отраслевой документ, который выставляет аэропорт. Затем на основе актов он делает реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. При ЭДО все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге

Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через Диадок. S7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные пока настраивают свои системы и бизнес-процессы для ЭДО. 80 % счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99 % договоров с агентами предоставляется в электронном виде. Планируется, что в 2016-2017 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов-резидентов.

Источник: nnit.ru

Спасибо за ваше мнение!