Меню

Частые вопросы по оформлению загран.командировок

10.10.2014

О том, как правильно оформить командировку за границу и какие сложные ситуации встречаются на практике в материале от экспертов справочно-правового сервиса «Норматив»

В связи с часто встречающимися вопросами о том, как правильно оформить загран.командировку, эксперты справочно-правового сервиса «Норматив» решили напомнить основные правила работы по этому вопросу.

Правила

Так, прежде всего при направлении работника в загранкомандировку (как и в командировку по России) необходимо составить приказ о командировании работника и служебное задание для него.

Единственное отличие — не оформляется командировочное удостоверение, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ (). Дни нахождения в командировке определяются по отметкам в загранпаспорте.

После возвращения из командировки в течение 3 рабочих дней работник должен передать в бухгалтерию отчет о выполнении служебного задания и авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы и ксерокопия загранпаспорта с отметками о въезде и выезде (не в обязательном порядке).

Если документы составлены на иностранных языках, то необходим их построчный перевод на русский язык (п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного ). Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки.

По мнению Минфина РФ, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций (ФИО пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета). Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации). ().

Ситуация №1: Руководители компании (2 человека) едут в командировку в Китай. Билеты на самолет были заказаны через интернет и оплачены с кредитной карты одного руководителя (то есть он купил билеты на всех). Как все это провести? Как и когда возместить расходы руководителю, который купил билет? Когда составить авансовый отчет за приобретенные билеты, и кто будет отчитываться по авансовому отчету — один сотрудник с двумя билетами?

Решение: Руководитель, купивший электронные билеты для себя и коллеги и оплативший их своей банковской картой, может в своем авансовом отчете отразить приобретение обоих билетов. Проведение расчетов работником, получившим деньги под отчет, собственной банковской картой, а не наличными деньгами, не является нарушением порядка ведения кассовых операций.
Статья 168 ТК РФ предусматривает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду к месту командировки.

Как правило, электронная форма билета содержит информацию о плательщике, поэтому расходы на билеты не могут быть учтены в авансовом отчете того работника, который их не покупал. При этом нормативные акты не обязывают командированного работника самостоятельно оплачивать проезд. Это может сделать другой работник, даже если он сам никуда не едет. Поскольку возмещаются только реально произведенные и подтвержденные расходы, в ситуации, изложенной в вопросе, стоимость билетов должен включить в свой авансовый отчет тот работник, который приобретал билеты. Руководитель организации может утвердить такой авансовый отчет даже в том случае, если не поручал работнику покупать билеты для второго работника и компенсировать перерасход. Соответственно, второй работник не отразит в своем авансовом отчете расходы на проезд, поскольку он билеты не покупал, и вернет неизрасходованный аванс.

В случае если из подтверждающих документов невозможно установить, кто именно покупал билет (электронная форма билета не содержит информации о плательщике), работники могут рассчитаться между собой, после чего каждый из них отчитается за свой билет.

Но при этом необходимо иметь подтверждение того, что командированный работник вернул этому другому командированному денежные средства. Например, это может быть расписка о возврате средств. В таком случае условие о том, что расходы понес командированный работник, будет выполнено. Это означает, что компания сможет списать на расходы сумму компенсации за проезд такого работника (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876).

Что касается оплаты билетов картой работника через Интернет, то в качестве подтверждающих понесенные расходы документов работник сможет приложить:

  • либо распечатанную форму электронного авиабилета и посадочный талон при его наличии. Против такого подтверждения не возражает и Минфин России (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, Письмо Минфина России от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11);
  • либо контрольный купон электронного проездного документа (железнодорожного билета) (выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

Расходы командированному сотруднику возмещаются на основании утвержденного руководителем авансового отчета, который составляется командированным сотрудником в течение 3-х рабочих дней после окончания командировки.

Ситуация №2: Во Франции действует компания, производящая крупное оборудование для винных и молочных заводов. Организация зарегистрирована на территории РФ и ее сотрудники часто посещают производителя во Франции с целью обучения, освоения нового оборудования и т д. Бывает так, что принимающая сторона (Франция) берет на себя расходы по содержанию наших сотрудников. Например, в мае руководитель нашей компании посещал Францию (командировка в течение 30 дней), при этом была договоренность, что авиабилеты оплачиваем мы и выплачиваем суточные в размере 1000 рублей в сутки в течение 7 дней, остальные расходы (23 дня прибывания и проживание в гостинице) оплачивает принимающая сторона. В таком случае как правильно оформить командировочные расходы? Нужен приказ руководителя о размере выплат и письмо принимающей стороны? Подскажите, пожалуйста, что еще необходимо для такой частичной компенсации ком. расходов?

Решение: Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать руководителю суточные за каждый день нахождения в командировке, даже если он был направлен за счет принимающей стороны. Суточные, выплаченные в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации, не облагаются страховыми взносами. НДФЛ необходимо удержать в случае, если размер суточных превышает (в рассматриваемой ситуации) 2 500 рублей при заграничной командировке.

Исходя их этого уточнения получается, что организация обязана начислить суточные за все дни пребывания руководителя в командировке, а не только за 7 дней.

При направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749)  Таким образом, обязанность по выдаче работникам денежных средств на запланированные расходы, связанные с проездом и наймом жилого помещения, и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточных), возложена непосредственно на работодателя. При этом тот факт, что работник направлен в командировку за счет принимающей стороны, значения не имеет. Ведь согласно билетам руководитель возвращается только через месяц, и если суточные ему будут выплачены только за 7 дней, то тогда как остальные дни отмечать в табеле работника? Стоит также помнить, что в приказе о направлении в командировку также необходимо указать, что руководитель направляется в командировку на 30 дней. И на основании этого приказа бухгалтер обязан рассчитать и выдать работнику необходимую сумму суточных.

После возвращения из командировки с работником производится окончательный расчет на основании авансового отчета.

В отличии от суточных, проживание в месте командировки относится на расходы предприятия только на основании подтверждающих документов. Например, если заказ и оплаты гостиницы оформлено на принимающую сторону, а не на руководителя, то документов, подтверждающих понесенные расходы на проживание в командировке у сотрудника не будет. Следовательно, в затраты, уменьшающие налог на прибыль, такие расходы взять будет нельзя.

Исходя из изложенного, в данной ситуации работник должен от своего имени оформить проживание в гостинице. По окончании командировки ему будет нужно предоставить все необходимые документы: счет за гостиницу, проездные документы и т д. Компания в итоге обязана возместить все эти расходы, а также оплатить суточные за все время нахождения в командировке.

Далее, если у организации есть договорённость с принимающей стороной о возмещении расходов командированного сотрудника, то на основании документа (например, договор о возмещении расходов, письменное соглашение между двумя сторонами о возмещении расходов и т д.т.п.) выставляется счет на имя принимающей стороны с приложением копий подтверждающих расходы первичных документов. При получении оплаты от принимающей стороны у компании возникнет внереализационный доход, который частично компенсирует командировочные расходы, ранее учтенные в затратах.

Интересуют тонкости оформления на заграничный семинар или обучение за рубежом? .


Все новости